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As funções básicas da secretária

As funções de uma secretária  não se resumem apenas em um apoio e auxílio da empresa ou escritório, mas também tem como objetivo a complementação e o desenvolvimento do mesmo. (Não estamos falando de secretaria online, assistente nem recepcionista).

A secretária é considerada o braço direito de grandes líderes do mercado (CEO, COO, sócio, dono, CFO, CMO), bem como garante a sua participação direta ou indiretamente nos processos decisórios que se faz dentro do ambiente corporativo (é uma responsabilidade diferente do que um assistente ou uma recepcionista)

Entre as funções de uma secretária estão:

  • A Organização do escritório
  • Marca e controla compromissos, reuniões e viagens.
  • Responde e faz chamadas telefônicas.
  • Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.
  • Contratação de serviços de limpeza e serviços de manutenção (seja uma empresa de limpeza ou limpeza pós obra ou limpeza de mudança)
  • Contratação ou avaliação da empresa de portaria e empresa de segurança
  • Organiza a cópia de documentos.
  • Arquiva documentos.
  • Realiza serviços administrativos em geral.
  • Controla a correspondência de entrada e saída.
  • Saúda visitantes.
  • Avaliação da empresa de limpeza
  • Control do que o escritório esteja sempre limpo
  • Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.
  • Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.
  • Realiza pesquisas e prepara documentos.
  • Solicita ou compra material de escritório
  • Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.

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De acordo com todas as funções acima apresentadas, ela se torna peça-chave indispensável na Gestão Organizacional de alta qualidade dentro das empresas e na organização do escritório (bem diferente de uma secretaria online).

É importante ressaltar também que ser uma secretária bem informada sobre os assuntos e fatos que possam ser de interesse para a empresa é essencial.

Quais são os conheçimentos necesários?

O que você precisa saber para desempenhar bem sua função? É importante conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa, conhecer os métodos de trabalho em um escritório assim como o os sistemas de informações.

Como comunicação (entre os clientes e seu empregador ou mesmo entre os funcionários) é a sua função principal, bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical) é crucial para qualquer secretário(a) e manter a organização no escritório assim como o controle dos serviços contratados (ex. serviço de limpeza, serviços de manutenção e a empresa de limpeza que presta esses serviços).

Um escritório sempre limpo só traz benefícios!

O escritório recebe limpeza semanalmente? É de extrema importância que o local de trabalho sempre esteja limpo para manter a boa aparência e a organização no escritório. Afinal, um local sujo e mal organizado não oferece bem estar e afeta a produtividade dos funcionários. Para auxiliar o escritório com isso, é interessante que o setor administrativo procure empresas que ofereçam serviço de limpeza, podendo contratar assinaturas mensais ou quinzenais de acordo com a necessidade do local.

Hoje em dia existem diversas empresas que tem o objetivo de facilitar a contratação  de serviços de limpeza. Porém, cada empresa irá apresentar um diferencial e cabe fazer uma severa análise para ver qual empresa de limpeza se encaixa melhor nas necessidades do escritório. Se você teve interesse em contratar esse tipo de serviço para a sua empresa mas está em dúvida sobre qual escolher, clique aqui e veja os benefícios que a easayQasa traz para o seu escritório.

Você pode ter interesse na matéria de como aumentar a produtividade no escritório!

A easyQasa é uma empresa intermediadora de serviços de limpeza que tem o objetivo de facilitar o seu dia a dia! Os profissionais são treinados e estarão sempre disponíveis para encontrar a melhor profissional que se encaixa nas necessidades do seu escritório. E o melhor de tudo, com um dos  melhores orçamentos do mercado!

Um dos diferenciais apresentados pela easyQasa é o fato de existir a contratação de assinaturas, sendo elas semanais ou quinzenais! Faça o orçamento de limpeza e veja com é simples contratar um serviço de limpeza. E em caso de dúvida fale com algum dos profissionais através do e-mail info@easyqasa.com

Gostou das dicas de como aumentar a  produtividade no escritório? Agora clique aqui e veja as dicas para deixar o escritório sempre limpo! Mas já adiantamos por aqui, para manter uma boa limpeza contrate um serviço de limpeza com a easyQasa. Faça agora seu orçamento de limpeza.

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