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Como organizar a sala de reunião?

Uma reunião é, muitas vezes, a chave para que os negócios deem certo numa empresa, mas não basta apenas uma mesa em uma sala para se fazer uma reunião que seja boa e eficaz. É preciso planejar e organizar tudo com cuidado, para que os resultados pretendidos sejam alcançados.

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Separamos algumas dicas que podem te ajudar na hora de organizar uma reunião exemplar:

Objetivo: saiba qual é o objetivo do encontro, pois cada um deles serve para um determinado tipo de reunião. Dependendo do assunto, várias coisas podem ser diferentes, como o local, a formalidade e até mesmo o estilo de roupa. Além disso, tenha em mente que sua função é melhorar o tempo dos participantes.

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Participantes: depois de definir qual será o objetivo da reunião, você poderá convocar os participantes. De preferência, faça isso com um certo período de antecedência, para que todos se organizem e estejam presentes. Além disso, definir o número de pessoas que irão participar irá te ajudar na hora de organizar a sala.

Documentação: é necessário definir quais tipos de documentos serão usados na reunião e avisar com antecedência os participantes, para que todos estejam cientes disso e não deixem de levar os documentos. Também é interessante providenciar uma cópia de cada um deles, caso algum imprevisto aconteça.

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Local: é preciso preparar e organizar o local da reunião conforme o assunto que será abordado. Se o objetivo for mais formal, escolha um ambiente que seja formal também. O objetivo de uma reunião é a base para que você consiga montar o resto das coisas, desde local, decoração, traje a ser usado e serviços auxiliares, como meios audiovisuais para apresentações.

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Imprevistos: a pessoa que organiza a reunião deve ter em mente que coisas como interrupções, pessoas mexendo no celular e ligações inesperadas podem acontecer, e não são nada legais. Para tentar evitar esses problemas, você pode colocar uma placa na porta da sala, avisando que está acontecendo uma reunião e criar algumas regras que sirvam para os próprios participantes, como desligar o celular.

Sala de Reunião

Ter um espaço adequado para realizar reuniões é essencial para o sucesso de qualquer encontro, seja esse encontro uma reunião de trabalho, um treinamento ou um pequeno evento interno. Para que essa reunião seja otimizada e vantajosa para todos é preciso contar com muita organização e disciplina, sobretudo. Pensando em formas de te ajudar a entender melhor como é possível organizar uma reunião sem muitas preocupações, listamos abaixo 5 dicas essenciais para a realização dessa tarefa:

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Fluxo de pessoas
O primeiro passo é escolher um local para a reunião. O ideal é que seja uma sala especial para esse tipo de evento. Portanto, ela precisa ser isolada dos locais com mais fluxo de pessoas, evitando assim atrapalhar não somente o andamento da reunião como também o andamento da rotina de trabalho comum das pessoas que não estão participando do encontro.

Além disso, garantir uma sala de reunião adequada evita que as pessoas se distraiam com outras movimentações durante o período da conversa e também oferece mais privacidade e segurança em relação aos assuntos que serão discutidos.

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Organize previamente
É importante pensar antes de todas as reuniões quais serão os materiais necessários para realizar a reunião. Canetas, folhas de papel, retroprojetor, enfim, seja qual for o material é preciso que ele seja colocado previamente na sala de reuniões, evitando assim perda de tempo e distrações desnecessárias.

Mesa de reunião
Uma mesa de reunião lotada de coisas supérfluas é prejudicial a qualquer reunião! Por isso, deixe na mesa somente o necessário, evitando objetos decorativos sem nenhuma utilidade e que ocupem muito espaço. Além disso, a mesa precisa possuir o tamanho adequado para comportar a todos que estarão presentes, evitando desconfortos e acidentes que podem ser causados por falta de espaço como derrubar água/café.

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Disposição dos móveis
Pense na disposição dos móveis como a mesa, cadeira e o telão da melhor forma possível para que todos na reunião consigam enxergar o material com clareza. Afinal, caso algumas pessoas não consigam visualizar com facilidade obviamente poderão se dispersar do assunto, além é claro do desconforto.

Conforto
Falamos essa palavrinha nas últimas duas dicas e vamos ressaltar novamente: é preciso garantir o conforto de todos. Principalmente para reuniões longas! Ninguém consegue pensar bem em uma sala muito quente ou muito fria, em uma cadeira desconfortável, sem espaço, etc. Portanto, avalie bem o espaço e tenha certeza de que essas situações serão evitadas para o melhor aproveitamento da sua reunião.

Saiba como organizar o escritório!

Sem dúvidas, aplicando todas essas dicas ao preparo do seu espaço para reuniões você conseguirá otimizar ainda mais o resultado dos seus encontros! Além desse material, estamos preparando muitos outros com informações úteis sobre o tema.

Você pode agendar uma limpeza comercial ou uma manutenção preventiva ou manutenção corretiva para a sua empresa ou franquia com a eQ! Entre em contato, agora, temos planos mensais de limpeza ou planos mensais de manutenção preventiva para franquias e empresa.

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Gostou? Boa sorte ao montar sua próxima reunião!

 

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