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Como organizar o escritório novo?

O dia a dia nas empresas estão cada vez mais corridos, né? Cada vez mais as ações ficam automáticas de modo que no final do dia tantas coisas foram realizadas que devem ser colocadas no papel para lembrar o que foi feito. Essa correria acaba refletindo na produtividade dos funcionários, que sempre buscam otimizar o tempo de trabalho. A easyQasa começa as dicas de hoje dando dicas para melhorar a produtividade no escritório:

  • Comece com um escritório organizado:

Um escritório organizado otimiza tempo e evita estresse! Todos os funcionários devem saber onde encontrar os utensílios que venham a precisar, principalmente aqueles mais utilizados no dia a dia como: grampeador, clips, caneta, papel, tesoura etc. Para isso é legal que esses estejam disponibilizados nas mesas e sempre tenha um “ponto de estoque”, que pode ficar disponível em caixas etiquetadas em algum local do escritório. Essa organização no escritório otimizará tempo e produtividade da equipe, além de incentivar os funcionários a manterem uma organização e cuidado na empresa. Outro benefício é que um escritório organizado é um escritório sempre limpo! Veja o passo a passo para organizar os materiais do escritório:

 

  • 1º Recolha materiais que estão parados e faça doação!

    Uma ideia muito bacana que muitas empresas costumam fazer a cada seis meses é realizar uma campanha interna incentivando a doação de materiais como: lápis, caneta, borracha, régua etc. As doações costumam ser destinadas para creches e escolas que contam com  esse auxílio. Por mais que sejam materiais de escritórios muito utilizados no dia a dia nós sabemos que a maioria das empresas possuem um número excessivo desses que acabam ficando parados.

A ideia é poder ajudar quem precisa e consequentemente ser ajudado, uma vez que com a separação dos materiais o escritório ficará mais organizado.

 

  • 2º Opte por caixas decoradas

São caixas de papelão decoradas que podem ser utilizadas para separar os materiais de escritório. É possível separá-los de diversas formas, mas sempre pensando em trazer facilidade para os funcionários da empresa. Essas caixas são encontradas em papelarias, supermercados, loja de embalagem e possuem um bom custo benefício.

A melhor forma de separar os materiais é por segmento: uma caixa para canetas, outra para post-its, uma terceira para tesoura e cola, e assim por diante. É importante que todas as caixas estejam etiquetadas denominando os materiais que estão dentro,, já que o intuito é facilitar.

As caixas podem ser colocadas em armários de fácil acesso para todos os funcionários, e o ideal é que elas sirvam como estoque, ou seja, sempre que um funcionário precisar de algum material de escritório ele já sabe onde encontrar.

 

  • 3º Deixe porta objetos nas mesas

 

Geralmente os funcionários possuem local delimitado para trabalhar, dessa forma pessoas da mesma área ficam próximas facilitando a comunicação. Sabemos que cada um acaba adaptando a disposição da mesa de trabalho de acordo com a sua rotina e necessidades. Mas a easyQasa traz mais uma dica de organização que pode facilitar ainda mais o dia a dia da empresa:

É legal que o escritório disponibilize porta objetos com materiais de escritório sobre todas as  mesas. Não precisa ter grande variedade, mas é importante ter o básico para o trabalho do dia a dia, como: caneta, lápis, borracha, grampeador e clips. Essa organização faz com que cada funcionário tenha seus objetos com fácil acesso.

  • Fazer um check list das tarefas a serem realizadas pode ajudar, e muito!

É super importante que cada profissional saiba o que precisa realizar ao longo do dia para que possa dividir suas tarefas em períodos como: manhã, pós almoço e fim da tarde. Assim ele se responsabiliza de forma que possa entregar as pendências em horários certos. Esse hábito traz facilidade de modo que a equipe fica alinhada e o dia a dia fica otimizado.

  • Uma área social no escritório pode mudar tudo!

É interessante que todo escritório de uma empresa possua uma área de descanso e convívio social. Nós sabemos que o dia a dia em uma empresa é muito corrido e cheio de afazeres, e ao mesmo tempo cobra dos funcionários ideias inovadoras e melhorias da empresa. Dessa forma, é importante que no escritório tenha uma sala para que os funcionários façam pequenas pausas, podendo ser para descanso e até mesmo para surgimento de insights. Também existem  funcionários que gostam de tirar um cochilo na hora do almoço, então essa salinha pode conter pufs ou um pequeno sofá. É importante ressaltar que deve ser um local harmônico onde os funcionários se sintam confortáveis.

  • Um escritório sempre limpo só traz benefícios!

O escritório recebe limpeza semanalmente? É de extrema importância que o local de trabalho sempre esteja limpo para manter a boa aparência e a organização no escritório. Afinal, um local sujo e mal organizado não oferece bem estar e afeta a produtividade dos funcionários. Para auxiliar o escritório com isso, é interessante que o setor administrativo procure empresas que ofereçam serviço de limpeza, podendo contratar assinaturas mensais ou quinzenais de acordo com a necessidade do local. Empresas como a easyQasa auxiliam no encontro de profissionais de limpeza, dessa forma o cliente economiza tempo.

A easyQasa funciona através de  uma plataforma online que oferece planos de assinatura de limpeza sob medida. Dessa forma, é o cliente quem escolhe o tipo de serviço, quantidade de horas e frequência de limpeza de acordo com as necessidades do local.

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