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Tudo o que você precisa saber para organizar uma reunião na empresa!

Uma reunião é, muitas vezes, a chave para que os negócios deem certo numa empresa, mas não basta apenas uma mesa em uma sala para se fazer uma reunião que seja boa e eficaz. É preciso planejar e organizar tudo com cuidado, para que os resultados pretendidos sejam alcançados.

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Separamos algumas dicas que podem te ajudar na hora de organizar uma reunião exemplar:

Objetivo: saiba qual é o objetivo do encontro, pois cada um deles serve para um determinado tipo de reunião. Dependendo do assunto, várias coisas podem ser diferentes, como o local, a formalidade e até mesmo o estilo de roupa. Além disso, tenha em mente que sua função é melhorar o tempo dos participantes.

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Participantes: depois de definir qual será o objetivo da reunião, você poderá convocar os participantes. De preferência, faça isso com um certo período de antecedência, para que todos se organizem e estejam presentes. Além disso, definir o número de pessoas que irão participar irá te ajudar na hora de organizar a sala.

Documentação: é necessário definir quais tipos de documentos serão usados na reunião e avisar com antecedência os participantes, para que todos estejam cientes disso e não deixem de levar os documentos. Também é interessante providenciar uma cópia de cada um deles, caso algum imprevisto aconteça.

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Local: é preciso preparar e organizar o local da reunião conforme o assunto que será abordado. Se o objetivo for mais formal, escolha um ambiente que seja formal também. O objetivo de uma reunião é a base para que você consiga montar o resto das coisas, desde local, decoração, traje a ser usado e serviços auxiliares, como meios audiovisuais para apresentações.

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Imprevistos: a pessoa que organiza a reunião deve ter em mente que coisas como interrupções, pessoas mexendo no celular e ligações inesperadas podem acontecer, e não são nada legais. Para tentar evitar esses problemas, você pode colocar uma placa na porta da sala, avisando que está acontecendo uma reunião e criar algumas regras que sirvam para os próprios participantes, como desligar o celular.

Sala de Reunião

Ter um espaço adequado para realizar reuniões é essencial para o sucesso de qualquer encontro, seja esse encontro uma reunião de trabalho, um treinamento ou um pequeno evento interno. Para que essa reunião seja otimizada e vantajosa para todos é preciso contar com muita organização e disciplina, sobretudo. Pensando em formas de te ajudar a entender melhor como é possível organizar uma reunião sem muitas preocupações, listamos abaixo 5 dicas essenciais para a realização dessa tarefa:

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Fluxo de pessoas
O primeiro passo é escolher um local para a reunião. O ideal é que seja uma sala especial para esse tipo de evento. Portanto, ela precisa ser isolada dos locais com mais fluxo de pessoas, evitando assim atrapalhar não somente o andamento da reunião como também o andamento da rotina de trabalho comum das pessoas que não estão participando do encontro.

Além disso, garantir uma sala de reunião adequada evita que as pessoas se distraiam com outras movimentações durante o período da conversa e também oferece mais privacidade e segurança em relação aos assuntos que serão discutidos.

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Organize previamente
É importante pensar antes de todas as reuniões quais serão os materiais necessários para realizar a reunião. Canetas, folhas de papel, retroprojetor, enfim, seja qual for o material é preciso que ele seja colocado previamente na sala de reuniões, evitando assim perda de tempo e distrações desnecessárias.

Mesa de reunião
Uma mesa de reunião lotada de coisas supérfluas é prejudicial a qualquer reunião! Por isso, deixe na mesa somente o necessário, evitando objetos decorativos sem nenhuma utilidade e que ocupem muito espaço. Além disso, a mesa precisa possuir o tamanho adequado para comportar a todos que estarão presentes, evitando desconfortos e acidentes que podem ser causados por falta de espaço como derrubar água/café.

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Disposição dos móveis
Pense na disposição dos móveis como a mesa, cadeira e o telão da melhor forma possível para que todos na reunião consigam enxergar o material com clareza. Afinal, caso algumas pessoas não consigam visualizar com facilidade obviamente poderão se dispersar do assunto, além é claro do desconforto.

Conforto
Falamos essa palavrinha nas últimas duas dicas e vamos ressaltar novamente: é preciso garantir o conforto de todos. Principalmente para reuniões longas! Ninguém consegue pensar bem em uma sala muito quente ou muito fria, em uma cadeira desconfortável, sem espaço, etc. Portanto, avalie bem o espaço e tenha certeza de que essas situações serão evitadas para o melhor aproveitamento da sua reunião.

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Sem dúvidas, aplicando todas essas dicas ao preparo do seu espaço para reuniões você conseguirá otimizar ainda mais o resultado dos seus encontros! Além desse material, estamos preparando muitos outros com informações úteis sobre o tema.

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Qual é a melhor cor para pintar a sala de reuniões?

Ter um espaço adequado para realizar reuniões é essencial para o sucesso de qualquer encontro, seja esse encontro uma reunião de trabalho, um treinamento ou um pequeno evento interno.

Saiba como organizar o escritório!

Paredes brancas podem dar a aparência de um ambiente limpo e sem frescura. Mas no caso de escritórios, variar a cor pode ser uma boa ideia, não só para deixar o lugar mais estiloso, mas também para melhorar a produtividade dos funcionários.

Segundo um estudo feiro pela pesquisadora Nancy Kwallek, da Universidade do Texas, as cores podem afetar o trabalho. Para chegar a essa conclusão, ela convidou voluntários para trabalhar em três ambientes diferentes. Um deles tinha paredes vermelhas, o outro branca e, o terceiro, um tom próximo de verde água. Segundo a Fast Company, ela identificou dois grupos de pessoas: um mais e outro menos afetado pelas colres. O primeiro grupo teve dificuldade de trabalhar no ambiente vermelho, ao contrário do segundo. Mas ambos cometeram mais erros quando estavam no ambiente branco.

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“O branco não nos ajuda a ser produtivos, e a maioria dos ambientes de trabalho é branco, gelo ou cinza”, afirmou Nancy ao site americano. O verde água, segundo ela, é uma boa escolha. “Pesquisas mostraram que os funcionários preferem trabalhar em ambientes com tons de azul ou verde”.

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A pesquisadora afirma que nem sempre uma generalização de cores pode ser válida, porque enxergamos milhares de variações de tons. Segundo ela, o importante é observar como as pessoas respondem a uma determinada cor. A seguir, confira cores que costumam ser usadas como alternativa em escritórios e como elas afetam as pessoas.

Vermelho – para quem trabalha com detalhes
Uma cor forte, o vermelho estimula o batimento cardíaco e pode aumentar a pressão sanguínea. Um estudo da Universidade de British Columbia (UBC) concluiu que o vermelho pode melhorar a performance de quem executa tarefas nas quais é preciso prestar atenção a detalhes.

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Azul – para os criativos
O azul acalma, promove a comunicação, o vínculo e a eficiência. Também ajuda a aumentar a criatividade. Pode ser uma boa cor para usar, por exemplo, em uma sala onde acontecem reuniões de brainstorming.

Amarelo – proibido para reuniões
O amarelo é uma cor estimulante e que atrai otimismo. Porém, uma dose em excesso pode causar ansiedade e estudos mostram que a chance de as pessoas perderem a paciência é maior em salas amarelas. Portanto, mantenha o amarelo longe das salas de reunião.

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Verde – para inspirar inovação
Assim como o azul, verde é uma cor que acalma, promove harmonia e equilíbrio. Também pode aumentar a performance criativa. É uma boa escolha para escritórios onde a inovação é parte fundamental do trabalho.

Cinza – evite
Apesar do cinza ser neutro psicologicamente falando, falta energia. Pode ser inibidora é preparar as pessoas para um “período de hibernação”, segundo a consultoria londrina Colour Affects. Muito cinza pode gerar falta de confiança e até mesmo um ambiente mais triste. Pode ser usado em pequenas quantidades para quebrar cores mais fortes, como vermelho ou amarelo.

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Os móveis na sala de reuniões

A melhor prática quando se trata de decoração da reunião é criar um ambiente minimalista, uma vez que irá amplitude e pureza para o meio ambiente, optamos por uma mesa tons brancos ou claros, e dar cor ao ambiente através do uso de cores vivas nos assentos Outra opção é para criar um contraste a preto e branco entre a parede e móveis

Quanto cadeiras, prefere que têm rodas, por sua praticidade e funcionalidade também assim, evitar marcas e arranhões no chão

Como organizar a sala de reuniões?

Como decorar as paredes da sala de reunião

Pode pintar as paredes brancas, se fizermos o nosso espaço parecer maior e organizado Além disso, se temos janelas em nossas salas de estar, é preferível colocar cortinas de cor clara, que permitem a passagem da luz natural

Mas se queremos dar um toque de diversão e descontracturado este ambiente, podemos escolher uma cor brilhante para as paredes, sempre tentando deixar o teto branco Outra opção é escolher decalques, uma tendência amplamente utilizado nos dias de hoje

eQ! na Globo! Confira a matéria

Artigos de decoração para a reunião

Quanto aos detalhes de decoração, o ideal é equipar a sala de reunião com objetos de madeira simples, vidro ou metal também pendurar um ou dois pinturas abstratas, ou decorar as paredes com fotografias da empresa ao longo dos anos Detalhes Evita também pessoal, que deve ser reservado para escritórios velas em uma mesa lateral ou lado sempre manter o ambiente delicadamente perfumada e natural.

O objeto onipresente na nossa sala de reuniões deve ser um tapete deve tentar que se encaixa sector decoração neste caso, o design não é muito importante: ele pode ser estampada ou lisa, como as cores combinam com o mobiliário e as cortinas

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