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Tudo o que você precisa saber para organizar o escritório novo!

Nós da eQ! sabemos que mudar de escritório não é uma tarefa fácil, demanda tempo, atenção e muita paciência! O principal receio das empresas ao pensar em mudar de escritório é precisar parar todas as suas atividades para fazer a mudança. Mas hoje a eQ! vem mostrar que isso não será necessário se  houver uma boa organização e contratação de serviços especializados.

Para realizar a mudança de escritório é necessário pensar em alguns pontos principais:

  • Organize os documentos e separe o que não for mais útil

Organize os principais documentos que irão para o novo escritório e aproveite para  separar aquilo que não for mais útil. Com o dia a dia acabamos acumulando diversas papeladas e objetos desnecessários.

  • Empacote e abuse das etiquetas

Esta é uma dica válida para todos os tipos de mudança, porém, quando diz respeito a um escritório é importante seguir critérios mais rigorosos. Monte caixas com objetos separados por setores e cole etiquetas para identificar o que saiu de cada um deles, ainda que no espaço novo a divisão dos ambientes vá ser outra. Lembre-se de guardar os papéis em pastas resistentes para não haver nenhum tipo de perda.

  • Contrate uma empresa de limpeza para auxiliar

Após separar o que não será mais útil no novo escritório e empacotar os objetos da mudança, com certeza sobrará muita poeira e lixo.

  • Na hora da mudança, tire primeiro os itens menos utilizados.

Assim, os funcionários não vão sofrer com a falta de equipamentos e arquivos essenciaispara a realização do trabalho.

  • Dê aquele check final para certificar que  não esqueceu nada

Faça um check list dos principais equipamentos e caixas que não podem ser esquecidos.  Com a correria da mudança pode ser que algo passe despercebido.

  • Contrate uma limpeza para o novo escritório

Seus funcionários merecem chegar no novo ambiente de trabalho e ver tudo limpinho e organizado! Para isso, contrate uma faxineira para realizar esse serviço.

Saiba  como a eQ pode lhe ajudar na mudança de escritório!

Antes de migrar seu escritório, contrate uma empresa especializada em serviço de manutenção para verificar como que está a parte elétrica e hidráulica do novo espaço. A pior coisa é chegar em um novo local e perceber que esse precisa de reparos. Confira aqui 5 dicas de manutenção da empresa. 

 

Como organizar a limpeza do escritório novo?

Um escritório deve passar boas impressões assim que se entre nele. Um lugar onde a sensação de competência deve vir sempre à frente não pode deixar de estar sempre limpo.

No dia a dia, a gente costuma fazer muita sujeira no escritório. Por outro lado, os funcionários também têm pouco tempo para fazer a limpeza da corporação, que é prejudicial para a saúde deles . O escritório precisa ficar sempre limpo!

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Este pequeno detalhe faz toda a diferença tanto para as pessoas que ali trabalham, quanto para aquelas que por algum motivo precisam visitar o ambiente. Um local de trabalho limpo e bem cuidado é o primeiro passo para a criação de um ambiente harmônico de onde a competência e responsabilidade exalam.

Por que fazer uma limpeza de escritório

A verdade é que, se a limpeza de um escritório não for levada em alta consideração, surgirão problemas a curto e a longo prazo que depois serão difíceis de sanar. A primeira dica para se desfrutar de um ambiente de trabalho limpo e organizado é prestar atenção aos detalhes. Muitas pessoas consideram que limpar um ambiente não é uma tarefa muito atrativa, alguns dizem até que é tediosa portanto optam por fazer a parte mais urgente do trabalho e se esquecem dos detalhes. Os detalhes são parte importante para que o escritório pareça impecável.

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Dicas que ajudarão na hora da limpeza do seu escritório:

Passo 1: Análise os pequenos detalhes

É necessário dar atenção para a limpeza entre as teclas dos teclados dos computadores, com as partes mais escondidas das janelas para que não acumulem muita poeira, certamente com a tela que junta detritos no ar condicionado. Dar atenção a esses cantos geralmente negligenciados é uma forma de dar ao escritório a impressão de limpeza impecável que os funcionários tanto desejam.

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Passo 2: Cuide dos itens especiais

Certos itens de um escritório merecem atenção especial na hora da limpeza, como por exemplo o gaveteiro. Esta peça larga deve ser motivo de atenção já que corre o risco de desenvolver fungos caso não seja bem cuidada. Para isso, deve ser feita constantemente limpeza usando aspirador de pó nas gavetas. Abrir as janelas e arejar o local é de fundamental importância. Outra dica é procurar saber se as paredes e piso onde o gaveteiro se encontra estão frias ou talvez úmidas, o que já pode ser um indício de fungos no futuro para os móveis. Por final, a aplicação de um verniz sem cor não pode faltar.

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Passo 3: Limpe com cuidado a sua estação de trabalho

As mesas do escritório talvez sejam as peças a que se deve dar mais atenção já que são as peças que mais chamam atenção e compõem a maior parte do visual de um ambiente de trabalho. Em primeiro lugar, uma limpeza para tirar o excesso de poeira. Depois deve-se passar um pano umedecido com álcool sobre a superfície da mesa. Mesas de madeira podem se beneficiar de um produto mais específico como um lustra móveis. Este procedimento deve ser feito sempre para a boa manutenção das mesas do escritório.

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Passo 4: Dê uma faxinada no computador

Já a limpeza dos computadores assusta um pouco mais as pessoas, que na maioria não sabem se ao limpar o utensílio podem causar algum dano ao seu funcionamento. Se os passos de limpeza do computador forem seguidos corretamente, não há risco algum para a peça. Com uma flanela lisa e bem seca, deve-se remover a poeira do computador, da tela e do teclado. Feito isso, entre as teclas, use um cotonete sempre que possível para retirar a sujeira que se acumula ali e pode depreciar o equipamento.

Outras dicas bem importantes sobre a limpeza no escritório:

5. Nada de comida nas mesas do escritório
Não deixe que seus funcionários comam em frente ao computador. Os restos de comida podem cair sob o teclado e desta forma ficarem acumulados transformando-se em ácaros, germes e até bactérias.

Você pode ter interesse em como melhorar os custos de manutenção da sua empresa?
6.Cuide do ar condicionado
A falta de limpeza no ar condicionado pode acumular um grande número de bactérias no escritório e prejudicar muito a saúde dos funcionários. Por isso, limpe o eletrodoméstico com frequência e garanta mais qualidade de vida no ambiente de trabalho.

7.Mantenha o local arejado
Manter a circulação de ar no escritório é essencial, dessa forma se  evita a proliferação de germes ou bactérias.

Você sabe como fazer a gestão dos seus fornecedores?
Por exemplo, se alguém estiver resfriado em um local fechado, sem circulação de ar, todos podem ficar doentes.

Faça a renovação de ar com frequência.

8.Não deixe acumular papel
O acúmulo de papel é a certeza de aparecimento de ácaro. Os papéis são adorados por esses bichinhos, e até mesmo por traças, por esse motivo descarte o que não precisa  ou recicle.

9. Faça limpeza frequente do escritório

 

Terceirizar serviços aumenta a produtividade da sua empresa!

A prática e terceirizar serviços não é uma novidade no mundo de negócios. As mudanças no mercado e no cenário econômico exigem que as empresas foquem em seu core business, otimizem recursos e processos internos e reduzam encargos, com práticas como a terceirização de ramos secundários, ou seja, limpeza, segurança, logística e TI, por exemplo. Isso também inclui a forma de gerir a contabilidade de uma empresa – tudo isso tendo em vista o aumento da produtividade e a otimização de recursos.

Listamos os principais motivos pelos quais terceirizar serviços aumenta a produtividade das empresas. Confira!

1.Elimina os processos burocráticos internos

Quando uma empresa inicia, é natural que o empreendedor se envolva em todas as áreas, fazendo boa parte do trabalho prático. Mas, se ao longo do tempo, o gestor não descentralizar as atividades, perderá valiosas oportunidades de crescimento do negócio.

Ao terceirizar serviços, a empresa fica mais focada em sua atividade-fim e sobra tempo para alavancar a estratégia competitiva, o que aumenta a produtividade. Os gestores poderão focar seus esforços no crescimento e desempenho efetivo da organização, no planejamento de expansão e monitoramento da concorrência.

2. Os processos são feitos de forma mais rápida e profissional

De acordo com os resultados de uma pesquisa, quase 60% dos líderes empresariais citam a melhoria da eficiência como motivo para terceirizar serviços.

Isso porque a terceirizada contratada é especialista no assunto e estará sempre atenta às constantes mudanças de legislação das áreas, como as leis trabalhistas ou fiscais.

Por exemplo, a legislação contábil, constantemente é alterada, fazendo com que os profissionais da área busquem cursos de atualização. As organizações terceirizadas estão em processo constante de reciclagem de conhecimentos, sempre buscando atualização em relação à legislação e novas tecnologias – e tudo isso será utilizado e aplicado em sua empresa ao contar com um parceiro de fora.

As empresas terceirizadas atuam de forma mais focada, indo direto ao ponto. A resolução de problemas é rápida e objetiva, o que aumenta a produtividade da empresa.

As prestadoras de serviço atuam com clientes de diversos segmentos, tornando esses profissionais bastante assertivos e completos. Por exemplo, uma assessoria contábil que presta serviços para uma clínica médica saberá direcionar seu cliente a respeito das orientações legais, arquivamento de documentos e planejamento tributário.

3. Redução de custos

As empresas que centralizam e executam todas as atividades precisam aumentar e atualizar estrutura, maquinários, tecnologias e quadro de colaboradores, além de arcar com encargos trabalhistas e salariais.

Os custos de colaboradores, considerando todos os tributos, é muito superior ao de uma empresa terceirizada. As dores de cabeça referentes à esfera trabalhista, ao terceirizar serviços, também são menores, já que a contratação não caracteriza vínculo. Logo, se você estiver insatisfeito com a prestação de serviços, é muito mais simples romper o contrato do que quando existem funcionários contratados.

Com a redução de custos, a empresa pode direcionar a verba para novos projetos, aumentar o capital de giro, etc.

Serviços de segurança, portaria, limpeza, recursos humanos e contabilidade podem ser opções de terceirização de serviços. É importante direcionar essas atividades para empresas especializadas, que entendam do assunto e prestem serviço de excelência e com agilidade, buscando atualização constante para que seus clientes sejam bem atendidos.

 

4. Agregar mais valor aos serviços e produtos
Com menos tarefas para realizar, menos encargos a cumprir e menos necessidade de distribuir funcionários para atividades diferentes, a equipe interna de gestão poderá concentrar seus esforços na melhoria dos serviços, na qualidade do atendimento e dos produtos e na otimização da linha de produção.

Sabe-se que um fator que contribui bastante para o crescimento empresarial é justamente agregar valor a tudo que se produz e se oferece ao cliente.

Como fazer isso se os recursos não ficam devidamente alocados, se existem preocupações demais consumindo líderes, se os funcionários ficam estressados com muito trabalho?

O aumento de produtividade é perceptível  quando se eliminam atividades desnecessárias no ciclo de produção/venda, quando se “enxugam” os processos, tornando-os mais bem direcionados para um objetivo maior. Para esse objetivo, convergem todas as atenções e esforços.
Terceirizar a limpeza da sua empresa garante mais qualidade, eficiência e dedicação ao negócio, além de menores riscos de processos trabalhistas e, principalmente, uma otimização de custos. Para isso, entretanto, é muito importante escolher a prestadora correta, a fim de que todo o contrato seja cumprido como previsto.

Você pode agendar uma limpeza comercial ou uma manutenção preventiva ou manutenção corretiva para a sua empresa ou franquia com a eQ! Entre em contato, agora, temos planos mensais de limpeza ou planos mensais de manutenção preventiva para franquias e empresa.

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