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Tudo sobre inovação digital em Facilities Service e Office Management!

A transformação digital não é só para empresas de tecnologia, nem deve se basear apenas em um setor. Pode ser aplicada em empresas de diferentes setores e industrias: facility service, administração predial, varejo, industrias de manutenção, etc

Há um processo comum que deve ser seguido por todos que desejam iniciar um programa desse tipo, e ele é baseado em três pilares básicos:

A-Experiência do cliente

Com o aumento da concorrência e o poder de decisão inteiro nas mãos do consumidor, a experiência do cliente é fundamental para atrair e fidelizar quem compra de você.

Por isso, esse é um dos pilares da transformação digital, e engloba uma série de aspectos, como:

  • segmentação do público: com base em ferramentas de analytics é possível segmentar o público com base em diversos dados e abordar os leads de forma personalizada;
  • monitoramento das redes sociais: saber o que as pessoas pensam da marca é outra forma de conseguir feedback honesto que leva a melhorias na experiência do cliente;
  • marketing de precisão: fidelizar quem já é cliente por fazer ofertas únicas, alinhadas com suas respectivas inclinações, é uma tendência que veio para ficar;
  • processo de vendas simplificado: o cliente atual não quer complicação, é preciso tirar as barreiras dele para facilitar que chegue até a compra;
  • atendimento ao cliente: estratégias como o suporte premium, SAC 2.0 e Customer Success garantem que o cliente tenha todas as necessidades supridas o tempo todo;
  • conveniência e identificação: atender em vários canais e ser coerente na linguagem são formas de criar identificação com os clientes sem deixar de lado a conveniência.

B-Processos operacionais

Apesar de não ser tão evidente quanto as mudanças na experiência do cliente, também há muitas vantagens por se dedicar na melhoria de processos operacionais internos, os quais são responsabilidade do Facility Manager ou Office Manager.

A sensação de realizar o trabalho de maneira mais simples ou eficiente dá motivação extra, aumenta a produtividade e contribui até para o bom relacionamento de todos.

Para isso, alguns pontos precisam ser observados:

  • comunicação mais rápida: quanto mais rápida e ampla a comunicação entre todos na empresa, mais ágeis serão os processos, sem perda de tempo;
  • integração de setores: integrar diferentes setores é uma das melhores formas de ampliar o conceito de colaboração e fazer com que todos trabalhem em sintonia;
  • transparência organizacional: é muito mais fácil seguir orientações quando se compreende os porquês, e a transparência leva exatamente a isso;
  • decisões baseadas em dados: decisões baseadas em dados estão além de discussão, além de ter maiores chances de dar certo. Só o que funciona melhor deve ser mantido.

3-Modelos de negócio

Por último, mas não menos importante, está a mudança nos modelos de negócio, que ganham novos contornos quando são incluídas as possibilidades do mundo digital.

Se, de forma geral, a sociedade é fortemente afetada pela evolução da tecnologia, se torna imperativo mudar a forma de fazer negócios.

Isso acontece principalmente por meio de:

  • ampliação de produtos e serviços: criar recursos digitais para expandir a utilidade de um produto ou serviço físico é algo comum e bem eficiente;
  • transição do físico para o digital: lojas físicas que fecham as portas para dar lugar a e-commerce são exemplos perfeitos dessa transição;
  • produtos digitais desde a concepção: empresas SaaS, apps e fintechs são alguns dos produtos e serviços que já nascem digitais e fazem muito sucesso;
  • serviços compartilhados: hoje em dia existem serviços de carona compartilhada (alô Uber!), aluguel de espaços (Airbnb) e por aí vai, e isso exige uma integração imensa entre o digital e o físico.

A jornada para o sucesso: 3 passos que você precisa seguir

 

1.Visualize o futuro digital do negócio

O primeiro passe é enxergar as possibilidades que se abrirão para o seu negócio assim que ele estiver realmente preparado para tirar proveito do ambiente digital.

Com isso, você será capaz de montar um plano de ação, com cada etapa da mudança até chegar no ponto ideal.

É claro que isso não deve ser feito sozinho, mas com a ajuda de outras figuras de liderança na empresa.

2.Invista em iniciativas digitais e novas habilidades

Já destacamos aqui algumas das iniciativas digitais que fazem parte da transformação digital, como o marketing de conteúdo, mas há muitas outras que vale a pena explorar.

Além disso, não deixe de ajudar seu time a desenvolver novas habilidades, que serão importantes para a transformação digital, como a persuasão.

3.Lidere a mudança

A mudança deve vir do topo, então não deixe essa transformação a cargo de outros.

É preciso que você tome a iniciativa em estabelecer um plano e liderar sua execução. Se fizer isso, os resultados virão.

A transformação digital é um conceito complexo, que precisa partir do topo e se espalhar por todas as decisões estratégicas e processos da empresa. Mas há motivos de sobra para investir nisso agora, e a melhor forma de fazer isso é seguindo os passos que destacamos aqui.

 

A inovação em Facility Service!

O perfil do gestor de facilities (facility manager ou Office Manager) tem mudado rapidamente – e seu espaço de atuação
está crescendo junto com os seus desafios.

Como responsável pelas áreas de gestão, operações e infraestrutura de edifícios corporativos,  o profissional de facilities tem desafios cada vez maiores para responder às demandas atuais. Para exercer adequadamente este papel, o facility manager precisa se atualizar e adotar ferramentas de gestão modernas.

Pesquisas demonstram que a presença de um profissional de facilities pode reduzir em até 20% o custo de operação das empresas.

Conheça 3 tecnologias, recursos e equipamentos que todo gestor de Facilities deve considerar para desempenhar seu papel cada vez melhor:

1 – Aplicativos mobile para a gestão de serviços de limpeza:

Operações de manutenção e limpeza costumam ser excessivamente manuais
e de difícil gestão e supervisão. Aplicativos permitem integrar processos e aproximar a tecnologia deste universo, com resultados concretos: criação de pontos de controle de tarefas, check-lists com alto nível de detalhes e  programação das demandas para as equipes e detalhe dos roteiros de limpeza.

  • As equipes de limpeza informam os detalhes de sua operação pelo celular, registrando em qual ambiente e o que estão limpando, utilizando um sistema de check-list.
  • Os dados são enviados para o responsável pela área de facilities, que pode analisar o consumo e reposição de materiais e agir rapidamente para resolver problemas como vazamentos ou entupimentos – além de poder informar a necessidade de reparos em equipamentos, é possível fazer a gestão de equipamentos utilizados naquele posto.
  • O resultado é o aumento da produtividade das equipes de operação e ganho
    de eficiência, promovendo uma redução de custos sem afetar a qualidade.

2 – Robotização:

Os robôs aumentam a produtividade das equipes de limpeza, eliminando a necessidade de os trabalhadores realizarem muitas tarefas simples e repetitivas, liberando-os para que se concentrem em demandas de alta prioridade, complexas e delicadas –
como limpeza e desinfecção de áreas sensíveis.

A tecnologia está se aprimorando rapidamente: equipamentos automáticos limpam uma fachada de vidro quinze vezes mais rápido que um operador, e podem utilizar métodos de menor impacto ambiental, como gelo seco, água desmineralizada ou soluções especiais de água com enzimas – além de recolher e reutilizar os produtos e destinar adequadamente os resíduos.

3 – Automação

Edifícios comerciais, escolas, hospitais, aeroportos, ginásios esportivos e shopping centers precisam de seus pisos e banheiros limpos diariamente. Nestes casos, a inovação
impacta principalmente na produtividade, na qualidade do trabalho, na agilidade e na segurança.

Os principais benefícios dos equipamentos autónomos controlados remotamente são:

  • Redução de risco operacional: robôs podem operar mesmo em condições climáticas severas (frio, vento, chuva) e em ambientes perigosos ou de atmosfera agressiva – o que resulta em menos afastamentos por motivo de saúde.
  • Mapeamento do local e sensores garantem a consistência da limpeza.
  • Um robô pode desinfectar espaços contaminados em poucos minutos por meio de pulsos de luz UV, reduzindo o uso de limpadores químicos
  • Relatórios de gestão são mais ágeis, detalhados e confiáveis.
  • Sistemas de câmeras, normalmente voltadas a controle e segurança, podem ser utilizadas para mensurar o fluxo de pessoas. Assim, áreas ou andares com maior densidade recebem maior atenção na manutenção e limpeza: as equipes
    passam mais vezes onde há mais circulação.

O Gestor de facilities  conta com tecnologia para facilitar a gestão e aumentar a produtividade. A criação de programas de padrões e certificações, assim como o investimento em fornecedores especializados para terceirização de serviços (manutenção, limpeza, segurança, jardinagem, recepção e muitos outros) são
passos na direção certa. Para dar este salto, é preciso aplicar práticas de gestão para
orientar os serviços terceirizados, a começar pela contratação adequada: não se fala mais em mão-de-obra, contrata-se nível de serviços.

Como usar a tecnologia na gestão do Facility service?

Existem aplicativos para melhorar a gestão de facility management. Os apps para smartphone auxiliam nos processos de gestão da limpeza e manutenção de instalações, poupando tempo e garantindo um serviço muito mais eficiente.

Confira como a tecnologia pode ajudar o dia a dia do facility manager:

1– Rapidez na tomada de decisão

A abertura em tempo real de chamadas e ocorrências contribui para que ações de correção possam ser tomadas rapidamente. As equipes de manutenção ficam muito mais ágeis.

2 – Emissão de relatórios

Relatórios de limpeza, que antes eram feitos manualmente e demandavam tempo de supervisores e gerentes, são realizados automaticamente pelo aplicativo, contribuindo para uma gestão mais eficaz.

3 – Alertas de serviços realizados

O facility manager não precisa consultar o sistema para saber se as tarefas estão sendo executadas: o aplicativo envia alertas automáticos caso alguma das etapas da limpeza não tenha sido realizada.

4 – Histórico completo de limpeza

Cada tarefa fica registrada com data, horário e local no qual o operador fez sua tarefa e também quando foi supervisionada.

5– Medição da produtividade de cada colaborador e do supervisor

Dados como locais que os operadores/supervisores estão no momento, quais tarefas foram efetuadas ou supervisionadas, tempo de duração de cada e de deslocamento dos profissionais podem ser consultados e avaliados para entender a real produtividade de cada operador.

6– Abertura de chamadas ou ocorrências

O aplicativo permite que os operadores abram chamadas para conserto de objetos ou móveis danificados (uma cadeira quebrada, por exemplo) ou que precisam ser reparados (um vaso sanitário entupido). Essas chamadas são enviadas automaticamente para o gestor tomar providências.

7 – Agilidade na consulta de dados

Todos os relatórios que antes eram feitos em papel e precisavam ser arquivados agora ficam online para consulta. É possível saber, em segundos, como a limpeza foi feita e realizar comparativos entre diferentes equipes e tempos de execução de trabalhos, por exemplo.

8 – Auxílio no planejamento da limpeza

Com o registro acurado do tempo de execução de cada tarefa e de sua supervisão, é possível traçar um histórico do trabalho, o que ajuda no planejamento futuro da limpeza e manutenção.

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