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Como fazer o inventário da empresa em 6 passos?

Um inventário, em termos simples, nada mais é do que uma lista contendo e descrevendo todos os materiais ou bens em posse de uma pessoa ou de uma organização. Nesse último caso, geralmente se refere a um inventário de estoque, pois a lista contempla aquilo que a empresa armazena internamente ou em algum outro lugar, como um depósito. É bastante comum se fazer inventário de estoque no Excel, programa do pacote Microsoft Office, em formato de planilha, ou em alguma plataforma on-line que ofereça um formato similar. Nesta matéria nós ensinamos como fazer a contagem de estoque

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O melhor modelo de inventário de estoque é o mais detalhista. Quanto mais informações sobre cada item estiverem descritas, mais fácil controlar e menos complicada se torna qualquer eventual movimentação necessária no inventário físico. Em empresas pequenas, é mais simples controlar o fluxo daquilo que entra e sai, mas quando ela cresce, a atenção aos detalhes se torna um ponto fundamental para o total controle do estoque e, consequentemente, o bom funcionamento da organização como um todo.

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Além do que já foi dito, quais são as principais vantagens em manter um inventário atualizado? Primeiramente, fazer a lista é mais do que contar e registrar bens. Ela aumenta a eficiência da empresa por garantir o conhecimento de tudo que precisa ser gerenciado no que diz respeito a bens e materiais. Esse ganho de eficiência tende a reduzir perdas, evitar a falta de certos itens e o gasto desnecessário com outros e, por causa desse melhor aproveitamento de recursos, melhorar a lucratividade do negócio.

Dessa forma, já que manter um inventário atualizado traz a possibilidade de identificar problemas que de outra forma não seriam percebidos, o que contribui, no longo prazo, para a precaução com relação a tais problemas, é necessário executar o processo com excelência, de maneira que os dados gerados sejam confiáveis e tenham a menor margem de erro possível. Para isso, especialmente em grandes empresas, é preciso pensar nos detalhes para a criação e manutenção de um bom registro antecipadamente.

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Listamos aqui dicas práticas para a elaboração de um inventário de estoque, um passo a passo  que serve apenas como modelo inicial  e que deve ser adaptado à necessidade de cada organização.

1. Escolher bem quando fazer o inventário

Evite realizar a contagem em dias em que há grande fluxo de saídas e entradas. O ideal é escolher um dia em que o estoque estiver estagnado, como finais de semana, feriados ou durante a madrugada.

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2. Organize o espaço antes de contar e registrar

Essa prática tornará o trabalho mais eficiente e diminuirá as possíveis dificuldades. Um espaço limpo, com itens agrupados por categorias e visualmente agradável, é a melhor opção para possibilitar um inventário bem-sucedido.

3. Categorize e identifique espaços

Ao fazer as contagens, estabeleça também o número de prateleiras, gavetas, armários e qualquer outro mobiliário de armazenamento. Associe os itens a esses locais, para facilitar o trabalho, os registros e as próximas contagens.

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4. Conte cada item, um por um

É importante não confiar que em uma caixa existem x latas de tinta, por exemplo, pois pode acontecer de algumas delas conterem um pouco menos ou mais. O correto é ver e contar cada material ou produto na mão, para minimizar as margens de erro.

5. Faça uma segunda contagem

Ao terminar a primeira rodada de contagens, conte com um segundo par de olhos e mãos para conferir as quantidades novamente, especialmente quando se depender apenas de recursos humanos, sem ajuda dos eletrônicos.

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6. Faça um registro detalhado

Por fim, como já dito no início, descrever o máximo possível de detalhes em relação a cada categoria e produto será importante para manter um inventário completo. Quanto mais informação, maior a eficiência.

 

 

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Fonte: meusucesso.com

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