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10 dicas de limpeza e organização no escritório!

A limpeza de um escritório pode parecer uma tarefa simples, mas não é. É preciso conhecer técnicas especiais e formalizar corretamente os procedimentos visando ganhos de produtividade e qualidade nos processos.
Por isso, recomenda-se contratar uma empresa especializada nessas atividades, cujos profissionais estejam habilitados e capacitados a realizar a limpeza do seu escritório de forma satisfatória e econômica.

Visando ajudá-lo nesse processo, descrevemos 10 desafios da limpeza de escritório e algumas dicas para superá-los!

1 – Manutenção do ambiente limpo e livre de papéis e sujeiras em geral

Jogar papéis no chão, sobre os móveis ou deixá-los guardados dentro de gavetas é um hábito muito comum em escritórios. Isso cria um ambiente sujo e desagradável de se trabalhar. O mesmo acontece com os resíduos dos apontadores de lápis e de borrachas. Embora atualmente quase tudo seja automatizado, é comum o uso paralelo de recursos tradicionais.

Por isso, mantenha no local lixeiras próximas a cada estação de trabalho, sempre disponíveis para jogar lixo em geral. Os lixos orgânicos, por sua vez, não devem ser misturados com papéis e materiais do tipo: restos de comida, por exemplo, não devem ser jogados em lixeiras comuns devido aos maus odores e à sua natureza particular.

 

2 – Cuidados com tapetes, carpetes e cortinas

Tapetes, carpetes e cortinas são comuns em escritórios. Um dos grandes problemas que eles apresentam é o acúmulo acentuado de poeira ao longo do tempo, o que implica em cuidados especiais com sua higienização. Quanto maior o pó, maiores os riscos com alergias e problemas respiratórios.

É hábito bater nos tapetes, cortinas e carpetes para retirar a poeira, mas muitas vezes esses procedimentos não são bem realizados ou são insuficientes. Recomenda-se utilizar um aspirador de pó para auxiliar nesse serviço, com aspiração a cada dois dias. Além disso, caso necessário e dependendo do tipo de material mande para lavanderias especializadas que possam higienizar melhor os produtos. Nas cortinas tipo persianas a utilização de pano úmido nos dois lados é bem importante. Existem equipamentos especializados para isso.

A limpeza desses itens é trabalhosa e deve ser feita periodicamente. Para proporcionar maior durabilidade dos resultados, produtos específicos e impermeabilizantes podem ser aplicados, evitando a acumulação de poeira e o desenvolvimento de ácaros, tão prejudiciais às vias respiratórias.

3 – Uso correto da água

Usar água na limpeza requer certos cuidados para evitar acidentes graves, como ao lavar o piso e as escadas, principalmente se forem cobertos por material escorregadio. Se o seu escritório é frequentado ou ocupado por pessoas idosas, os cuidados ao lavar pisos devem ser redobrados. Ao lavar os pisos não deixe de utilizar a placa de sinalização de piso escorregadio.

É preciso atenção também com fios, tomadas e eletrodomésticos, já que o contato da água com a eletricidade pode provocar choques. E saiba racionalizar o uso da água, pois se trata de um recurso esgotável. Faça uso consciente!

4 – Computadores e equipamentos eletrônicos

Uma das rotinas mais críticas é a limpeza de computadores e outros equipamentos eletrônicos como impressoras, televisores e telefones. Diariamente, uma grande quantidade de poeira é depositada nesses equipamentos. Pequenas frestas e orifícios possibilitam a entrada de sujeira no interior da máquina. Além disso, teclado, mouse, monitor e outros componentes ficam imundos com facilidade.

Desta forma, é importante saber executar essa limpeza visando não danificar esses equipamentos. É sempre indicado que o usuário consulte as recomendações do fabricante do aparelho. Caso o equipamento tenha um produto de limpeza específico, constará no manual ou, ainda, pode ter informações mais detalhadas, como periodicidade da limpeza e outras instruções. Antes de começar, certifique-se os equipamentos estão devidamente desligados. É importante alinhar todas essas questões com a área de TI do escritório.

De uma forma geral, recomendamos que nunca seja utilizada água para limpar os componentes. Não é indicado também usar álcool comum ou produtos derivados, pois eles podem estragar as peças. O álcool tem poder desengordurante e elimina facilmente gorduras e sujeiras dos equipamentos, mas também é agressivo para esses. Ele penetra nas estruturas dos plásticos e telas dos aparelhos e os resseca, podendo causar manchas, rachaduras e quebras.

Seguem abaixo algumas dicas gerais para os equipamentos mais comuns encontrados em escritórios:

• Computadores, teclados, notebooks e impressoras: ar comprimido é uma ótima opção para limpá-los. A sua aplicação correta elimina acúmulo de sujeira e poeira, e pode ser usado em diversas direções de forma prática e fácil. Recomenda-se a higienização pelo menos uma vez por semana. Para limpeza de teclados a utilização de cotonetes é uma boa opção.
• Telas em geral: recomenda-se a limpeza uma vez por semana, e esta pode ser feita com um pano de microfibra em conjunto com produtos específicos indicados para telas. É importante também limpar a carcaça do monitor com os produtos recomendados pelo fornecedor do equipamento.

5 – Área externa

Limpezas na área externa devem ser realizadas por profissionais capacitados. A empresa especializada possui o material e os produtos adequados a essa finalidade, considerando, por exemplo, a limpeza dos vidros externos do prédio.

Dependendo da extensão da área externa existente, a utilização de maquinários adequados pode racionalizar e gerar ganhos significativos de produtividade. Existem máquinas varredeiras, por exemplo, e outros equipamentos profissionais que podem executar os serviços de forma muito mais rápida e com mais qualidade.

Contratando a empresa certa, ela poderá lhe auxiliar melhor na escolha do maquinário mais adequado as suas necessidades e até mesmo fornecer os mesmos para usos esporádicos.

6 – Segurança do Trabalho

Apesar dos serviços de limpeza em um escritório serem relativamente simples, é preciso especial atenção com algumas situações que possam colocar em risco a saúde ou integridade física dos profissionais. Por exemplo, são necessários cuidados especiais ao limpar áreas mais altas, como janelas ou paredes, sendo indispensável o uso de uma escada apropriada ou de uma plataforma elevatória.

Não permita o improviso com bancos, caixotes, cadeiras ou mesas ― muitos acidentes acontecem devido ao uso de materiais inadequados para suportar o peso de uma pessoa ― e também que os funcionários se debrucem sobre uma janela alta durante a limpeza, deixando o corpo exposto e facilitando a queda. É necessário também retirar todos os objetos que estiverem na área atrapalhando a limpeza e apresentando risco de cair e machucar alguém.

A limpeza de um escritório envolve mais do que água e sabão, sendo importante o uso de determinados produtos químicos. Esses produtos podem ser perigosos e devem ser bem utilizados e guardados, conforme as recomendações geralmente escritas no próprio rótulo. Eles devem estar de acordo com os termos químicos e toxicológicos e serem aprovados pelo Ministério da Saúde. Não permita a reutilização das embalagens.

O tempo que o usuário fica exposto aos efeitos do produto pode significar uma grande diferença nas chances de contrair problemas de saúde. Além disso, ao manusear lixo, especialmente em banheiros, pode existir o contato com fezes ou urina. Há produtos mais tóxicos que outros e as formas de penetração das substâncias podem ocorrer por meio de:

• Vias respiratórias: o usuário inala o produto, seja direta ou indiretamente;
• Pele: em contato com a pele, as substâncias penetram no organismo do usuário (principalmente, se existirem lesões na epiderme);
• Boca: o usuário pode ingerir acidentalmente o produto ou permitir a penetração por não lavar as mãos corretamente ou, ainda, por comer em ambientes já contaminados.

Todo profissional precisa utilizar os equipamentos de proteção individual (EPIs), definidos através de relatórios especializados realizados por técnicos de segurança do trabalho. Nos procedimentos de limpeza, existem instrumentos que vão proteger o profissional do contato direto com produtos químicos ou com objetos que possam causar ferimentos, quedas, choques elétricos e outros tipos de acidentes.

Alguns exemplos de equipamentos são: luva de borracha ou descartável, bota antiderrapante, macacão, touca ou capacete, máscara para evitar a inalação de substâncias químicas ou poeira e protetor de ouvido.

7 – Normas da Vigilância Sanitária

Para que a limpeza do seu escritório seja feita da forma correta, é preciso estar a par das normas de Vigilância Sanitária. Essas determinações têm como finalidade assegurar a proteção da população de um determinado ambiente, promovendo ações que reduzam ou eliminem os riscos à saúde.

No Brasil, a responsável pela elaboração dessas normas é a ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária). Ela também realiza o controle sanitário em lugares como portos, aeroportos e fronteiras.
A Vigilância Sanitária incide sobre:

• Alimentos;
• Produtos;
• Serviços.

8- Procedimentos de Limpeza

A formalização de procedimentos é um desafio importante a ser superado para a execução da limpeza de um escritório. Para isso é fundamental primeiro entender as rotinas, particularidades e os horários de funcionamento do escritório. Por exemplo, se as pessoas chegam às 09:00 horas e saem às 18:00 horas, deve-se programar para executar as rotinas de limpezas que “atrapalham” o dia-a-dia, como por exemplo a utilização de aspirador de pó, antes ou depois desse horário.

Entendendo isso, estabeleça as rotinas diárias, semanais, quinzenais e mensais dos profissionais de limpeza. Lembre-se sempre daquele velho ditado que “cachorro com mais de um dono morre de fome” e por isso seja bem específico sobre a responsabilidade de cada um para cada área do escritório.

Para cada rotina estabeleça um sistema de controle que possa ser auditado. Por exemplo, toda vez que limpar o banheiro recomenda-se anotar em uma planilha afixada na porta do banheiro o horário e quem realizou o serviço, tornando fácil cobrar responsabilidades sobre desvios encontrados.

9 – Produtos de Limpeza utilizados

A seleção dos produtos adequados para limpeza de escrito rios é um desafio importante. A escolha errada dos mesmos pode danificar pisos, móveis, equipamentos e carpetes gerando prejuízos significativos. Além disso, pode significar gastos desnecessários pela utilização de produtos caseiros inadequados. Contando com uma linha profissional adequada de produtos e fazendo a diluição correta dos mesmos é possível gerar economias consideráveis no custo mensal, além de melhorar a qualidade da limpeza.

Outro ponto importante se refere ao odor dos produtos. Procure sempre trabalhar produtos com odor mais neutro, mas que passem uma sensação de limpeza ao ambiente. Tenha, também, especial atenção com o armazenamento dos produtos, aumentando a durabilidade dos mesmos, facilitando o controle e evitando os desvios que são bastante comuns.

Contratando uma empresa de terceirizada especializada em limpeza, você poderá receber o auxílio adequado sobre quais os melhores produtos a serem utilizados e das melhores práticas para operar e armazenar os mesmos.

10 – Profissionais especializados

Neste ponto, voltamos a falar sobre uma recomendação importante: a contratação de profissionais aptos para a execução dos serviços de limpeza. Às vezes, com a falsa ilusão de economizar no curto prazo, as pessoas podem optar por fazer, elas mesmas, essas atividades ou contratar empresas que cobram preços mais baixos, mas não oferecem um serviço eficiente e seguro. E o que isso pode trazer como consequência? Resultados insatisfatórios, custos maiores no longo prazo e até mesmo a ocorrência de acidentes e aumento do passivo trabalhista.

Uma forma de evitar tudo isso é pesquisando por empresas especializadas em limpeza, que contam com profissionais bem treinados e capacitados. Para maiores informações recomendamos a leitura do post: As principais vantagens em terceirizar a limpeza da sua empresa.

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