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Facility Manager: como reduzir custos de forma mais eficiente?

A constante pressão para se reduzir custos em facilities é um dos desafios dos gestores que atuam na área, pois isso pode representar ganho de competitividade frente aos concorrentes. Além do mais, a diminuição de gastos também contribui para melhorar a eficiência econômica, otimizando a aplicação dos recursos financeiros.

Portanto, é essencial buscar meios que tornem a operação menos onerosa. Para ajudá-lo, listamos, neste post, sete maneiras para alcançar a economia em um empreendimento. Confira!

1. Sistemas de ventilação, água e energia

É importante conferir o gasto com energia e analisar as possibilidades de reduzi-lo, pois essa conta costuma compor boa parte dos custos fixos de um negócio. Para começar, você pode implantar uma política de economia de energia elétrica com dicas e melhores práticas para a redução dos gastos, reforçando-a junto aos colaboradores.

Um exemplo é o controle da iluminação noturna da empresa, mantendo-a apenas em locais estratégicos ou onde são executadas as atividades do negócio. Você pode manter a luz acesa nas entradas e saídas, nos caminhos de passagem, em áreas de trabalho e em pontos críticos para a segurança do prédio.

Instale automatizadores de iluminação e use sensores de movimento em locais menos frequentados. Assim, as lâmpadas só são acionadas quando alguém circular nesses espaços.

Em relação ao desperdício de água, busque implantar práticas que minimizam o uso desse recurso. Isso pode ser feito instalando torneiras com sensores ou aquelas acionadas por pressão, liberando água somente por um tempo curto.

Se você usa um sistema de refrigeração à água, tente substituí-lo por uma torre de resfriamento. Isso pode ajudar a economizar milhares de litros, pois esses modelos são mais eficientes e econômicos. Alguns, inclusive, permitem o controle da variação de velocidade, auxiliando na redução da evaporação da água e, consequentemente, reduzindo o gasto.

Outra maneira de evitar desperdício, é com a implantação de sistemas de ventilação no lugar do uso frequente de aparelhos de ar-condicionado. Dê prioridade a um layout interno que beneficie a circulação natural por meio das janelas e evite manter esses equipamentos ligados constantemente em uma mesma temperatura. Caso o clima mude, é preciso deixar possibilidades para que os funcionários desliguem os aparelhos quando não houver necessidade.

2. Comunicação com a Equipe

É fundamental investir na comunicação com a equipe de trabalho, pois de nada adianta adotar uma política de redução de custos — e investir em equipamentos para isso —, se não houver a colaboração dos funcionários.

Solicite que mantenham as luzes e equipamentos apagados quando não estiverem em uso. Além disso, converse com os colaboradores para estabelecer horários de trabalho em que é possível economizar energia, aproveitando a iluminação natural do dia.

Exponha as economias que foram obtidas com essas ações, reforçando, assim, a importância de se consumir somente o necessário. Se preciso, estabeleça metas, coordene as atividades e procure alcançá-las com a ajuda de todos que trabalham no local e utilizam os equipamentos.

3. Reduzir custos

É importante prezar por um bom aproveitamento de espaço na empresa, pois isso pode colaborar para a redução de custos.

Isso é possível ao liberar locais que não vão gastar recursos. Afinal, se você pode distribuir toda a sua equipe dentro de uma sala, qual a finalidade de ocupar três cômodos que consomem energia elétrica e necessitam de limpeza constante? Desse modo, você poderá obter muita economia e ainda integrar mais as equipes.

4. Contrato de aluguel

A dica anterior pode ajudá-lo a diminuir a necessidade de ambientes físicos, economizando no valor pago em aluguel. Portanto, avalie bem seu espaço alugado e veja, na hora da renovação, se não é melhor negociar uma redução do preço ou buscar outro local mais em conta, mas que supra as necessidades da empresa.

Ao examinar atentamente o contrato de aluguel, busque as opções mais vantajosas para o negócio, que colaboram na redução de custos. Por isso, observe as cláusulas de renovação com a consultoria de profissionais de contabilidade e direito, que podem ajudá-lo a fechar os melhores acordos..

5. Otimização do empreendimento

Além de sistemas de trabalho e políticas de economia de recursos, é importante estudar sobre formas de otimização do empreendimento. Vale até pesquisar soluções e tendências tecnológicas que ajudem nesse fim, como o BIM — Building Information Modelling, ou Modelagem de Informações de Construções.

Ele é um software de construção de projetos que atua como uma ferramenta de gerenciamento de instalações, permitindo o uso de dados de ocupação e energia. Com essa ferramenta é possível planejar novas construções, monitorar e rastrear o desempenho energético de edifícios e orientar a tomada de decisões de renovação.

O BIM também diminui os custos de renovação, entregando aos proprietários ou empresários uma espécie de visão em raio-X historicamente inteligente da mecânica de funcionamento interno do prédio.

Dessa forma, ele possibilita o monitoramento do uso de energia e de água, contribuindo com a diminuição dos gastos e desperdícios. Ele também possibilita o controle e análise de desempenho de múltiplos sistemas, incluindo níveis de ar-condicionado e luzes com dimmers automáticos.

6. Contratos

É importante rever continuamente os contratos com terceirizadas para avaliar se há um bom custo-benefício e se elas estão cumprindo o que se propuseram a fazer. Também é necessário verificar se a empresa fornece treinamento e capacitação contínua para seus colaboradores. Apenas empresas que se preocupam com a formação profissional de seus funcionários podem garantir a qualidade dos serviços prestados — o que impacta também na economia.

Lembre-se, ainda, de contar com a parceria de uma empresa confiável. Isso evitará transtornos para a sua empresa. Por isso, preze pelo estabelecimento de uma boa relação e pesquise bem na hora de contratar um serviço terceirizado. Você também poderá se livrar de problemas trabalhistas.

7. Contratar serviços terceirizados

Se você não terceiriza os serviços de facilities managers da sua empresa, essa pode ser uma boa alternativa. Isso porque uma boa terceirizada é capaz de fornecer profissionais especializados em diversas áreas, além de reduzir os custos com desperdícios, pois todos os processos são otimizados para isso.

Elas também permitem que a sua empresa foque naquilo que realmente importa: a atividade principal do negócio. Dessa forma, seus gestores não precisarão se ocupar com atividades que não agregam valor ao empreendimento e que desviam o foco de suas atuações principais.

Seguindo as dicas acima, você poderá otimizar diversas áreas, como limpeza e conservação, recepção e atendimento, portaria e segurança.

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