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Escritório Inteligente: Como melhorar a eficiência operacional na sua empresa?

Diversas são as empresas que afirmam buscar e focar seus esforços na eficiência operacional, mas nem todas sabem ao certo o que isso significa ou confundem os significados desses termos com outros tipos de ações.

Muitos pensam que o simples ato de estabelecer e bater metas ou, ainda, cumprir seus compromissos é sinônimo de ser eficiente. Porém, isso se trata de um equívoco. A eficiência das operações de uma empresa vai muito além do alcance de um objetivo.

Ao longo deste post, vamos definir esses conceitos e listar a utilidade, os benefícios e a importância da eficiência operacional — além de abordar os elementos que garantem o seu desenvolvimento em uma organização. Boa leitura!

O que é operacional numa empresa?

Antes de abordarmos propriamente em que consiste a eficiência operacional, qual a sua definição e relação com os demais aspectos ligados à empresa, é salutar delimitar os departamentos que, usualmente, compõem uma organização.

Para que uma instituição possa ser bem-sucedida, deve haver uma correta divisão de tarefas. Quanto maior a empresa, maior a necessidade de setores dedicados a um segmento funcional.

Sendo assim, os departamentos podem se distinguir uns dos outros de acordo com o tamanho da companhia e com as atividades executadas. Cada empresa articula suas áreas internas em conformidade com um organograma próprio. Entre os principais setores, incluem-se:

  • financeiro;
  • administrativo;
  • comercial;
  • recursos humanos;
  • operacional.

Escritório Inteligente: O setor operacional é aquele no qual ocorrem as atividades-fim da organização. As ações executadas nesse departamento são, geralmente, ligadas à produção do bem ou serviço — ou a tarefas de cunho técnico. Em uma indústria, por exemplo, é o setor incumbido de transformar a matéria-prima no produto final.

Ele controla todos os insumos que adentram a empresa, gerencia os seus usos e acompanha o processo de produção, em quantidade e qualidade. Os chamados cargos operacionais são aqueles, obviamente, ligados a esse setor.

A eficiência operacional está intimamente ligada a, absolutamente, todos os segmentos internos de uma organização — cada um dos quais, composto por uma série de atividades e processos em consonância com suas próprias especificidades e com o padrão estabelecido para sua interação com os outros setores.

A definição de eficiência operacional engloba o ato de fazer com que a totalidade dos processos e atividades realizados pela empresa obtenham maior qualidade — atingindo a excelência — e ainda apresentem resultados satisfatórios.

Todas as práticas desempenhadas na empresa com o objetivo de alcançar um produto final ou alguma modalidade de serviço têm o objetivo de gerar benefícios, tanto para a organização quanto para os seus clientes — o que, por sua vez, só é possível quando os processos são eficientes.

Por definição, eficiência quer dizer competência e produtividade. Significa conseguir o melhor rendimento possível com o mínimo de erros e de gastos ou prejuízos. Dessa forma, uma operação eficiente é aquela que alcança um desempenho mais elevado, com um índice de perdas consideravelmente pequeno.

Em tal contexto, diferentes elementos de uma organização — incluindo máquinas, equipamentos, sistemas e funcionários —, têm a atribuição de executarem suas funções de maneira rápida, ágil e precisa.

É claro que colaboradores e gestores necessitam ser eminentemente competentes. Tal virtude pode ser caracterizada como a existência de um conjunto de habilidades, conhecimentos e atitudes que apontam para a capacidade de articular valores, princípios, conhecimentos e talentos, a fim de atuar em alta performance.

Não adianta deter apenas um cabedal de conhecimentos mais ou menos amplo, sendo necessário, também, saber aplicar todas essas informações, mobilizar e interpretar dados para aplicá-los de modo adequado na situação em questão.

Qual a importância da eficiência operacional?

Se há o desejo e, mais do que isso, a necessidade de se cultivar a eficiência operacional, certamente é porque esse atributo tem uma importância — e uma utilidade — para a empresa. Fazer com que as operações executadas sejam eficientes traz uma série de benefícios e vantagens para todos os envolvidos.

Confira, a seguir, algumas das vantagens inerentes à implementação de uma política de eficiência operacional.

Redução de custos

Um dos maiores ganhos obtidos com a adoção do princípio de eficiência operacional é a redução de custos. Entendemos como custos, nesse contexto, toda sorte de despesas relacionadas aos recursos humanos, dinheiro, tempo, materiais etc.

Um exemplo: imagine que você possua uma empresa que fabrica brinquedos de temática geek. As vendas são muito boas e suas metas comerciais são sempre atingidas — ou superam as expectativas.

No entanto, para chegar a esse patamar produtivo, sua empresa teve de arcar com um substancial desperdício de insumos, as horas extras não foram tão úteis e houve a necessidade de gastar em conserto de maquinário.

Nesse cenário hipotético, a sua organização foi capaz de cumprir com as metas almejadas. Contudo, a eficiência real foi muito baixa e a produtividade efetiva foi incipiente.

Dessa forma, fica claro que reduzir custos, de modo real, é de suma relevância, pois otimizará recursos, o que garante mais dinheiro para investir em atividades prioritárias e melhorias diversas.

Produtividade

Outro grande benefício proporcionado pela adoção de práticas voltadas à obtenção de eficiência operacional é o ganho de produtividade.

Trata-se, na verdade, de uma relação óbvia: se as funções são desempenhadas satisfatoriamente, com excelência na execução, agilidade, praticidade e destreza, o tempo necessário para completar tarefas e processos é reduzido. Consequentemente, a quantidade de serviços ou produtos elaborados é maior.

Produtividade, portanto, é mais do que fazer as coisas de modo rápido. Envolve também a capacidade de realizar tudo com o mínimo de esforço (entendido aqui no sentido amplo, como o empenho de tempo, energia, materiais, mão de obra etc.) para atingir o máximo de resultados.

Competitividade efetiva

Competitividade é uma característica que qualquer empresa pode — e deve — possuir, a fim de perfazer bem a sua missão, apresentando um êxito ainda maior do que aquele exibido pelas empresas concorrentes.

A competitividade está pautada no potencial de satisfazer as demandas e as expectativas dos clientes em seu mercado específico, conjugando os valores que acompanham a empresa desde a sua fundação.

O mercado atual está repleto de empresas dos mais variados tamanhos e tipos. Há, ainda, o que se chama de mercado objetivo ou nicho de mercado, que seria, precisamente, uma fatia voltada para um segmento de atividade em especial. Por exemplo: informática, terceirização de serviços, entre outros.

A competitividade empresarial efetiva é, então, a conquista de rendimentos iguais ou maiores do que os dos concorrentes nesse mercado.

Aumentar a competitividade nada mais é do que ampliar a capacidade de concorrer em pé de igualdade com seus oponentes, com vistas a, paulatinamente, construir um diferencial que permite obter um lugar de destaque em determinado mercado.

Maior Qualidade

Uma empresa é composta por variadas atividades, que podem ser divididas, basicamente, em dois tipos: atividades-meio e atividades-fim.

Pode-se caracterizar as atividades-meio como aquelas que não são intrínsecas ao objetivo principal da organização. São serviços completamente necessários, mas que não possuem uma relação direta com a atividade prioritária da empresa.

As atividades-fim, por outro lado, são aquelas que detêm uma conexão direta com o objetivo maior da instituição. São as práticas que identificam a área a que uma empresa pertence.

Por exemplo: uma pessoa que trabalha como analista ambiental em uma organização do governo ligada à proteção do meio ambiente desempenha uma atividade-fim, ou seja, tem uma funcionalidade intimamente ligada com o princípio orientador da instituição. Um técnico-administrativo dessa instituição, por sua vez, desempenha uma atividade-meio, que dá suporte para os processos prioritários.

Todas as modalidades de atividades de uma companhia, sejam elas atividades-meio ou atividades-fim, precisam ser efetuadas com maestria. Se os processos são concretizados de forma impecável, os produtos ou serviços finais terão, em consequência, maior qualidade.

Isso permite entregar aos clientes soluções superiores, isto é, de qualidade e perfeitamente endereçadas às suas necessidades. Assim, a clientela ficará mais satisfeita, o que contribui para a criação e para o reforço de uma boa imagem da empresa.

Além disso, um produto ou um serviço elaborado com uma perícia mais apurada pode apresentar maior valor agregado, aumentando a sua cotação no mercado. Desse modo, o empreendimento pode cobrar mais por essa mercadoria (ou por esse serviço) diferenciado — porque de qualidade superior — e, portanto, gerar mais receita.

Impedimentos de uma boa operação

Obter eficiência operacional é o desejo de toda empresa. As organizações, sejam elas públicas ou privadas, adotam esse conceito orientador para as suas práticas com o intuito de atingirem o sucesso em todos os sentidos.

Tais empresas já compreendem todos os impactos positivos que operações mais eficientes podem ter a curto, médio e longo prazos. Entretanto, a despeito dessa consciência e desse desejo legítimo, nem sempre as atividades saem da maneira como são almejadas.

Pensando nisso, apresentamos os principais impedimentos a serem superados para assegurar uma boa operação. Acompanhe!

Equipe pouco qualificada

Esse é um aspecto delicado, mas que precisa receber toda a atenção possível. Um dos pontos que pode acarretar no oferecimento de produtos e/ou serviços de qualidade inferior — e na existência de processos ineficientes — é a qualificação da mão de obra.

Em geral, o erro começa logo na contratação de pessoal, quando se emprega pessoas que não possuem, de fato, os requisitos necessários para desempenhar habilmente suas funções.

Muitas empresas, infelizmente, ainda cometem o equívoco de negligenciar a necessidade de realizar investimentos voltados à qualificação de seu quadro de colaboradores. Desse modo, os profissionais não passam por nenhum tipo de curso ou treinamento e nem recebem incentivos para a formação continuada. Sem o preparo e conhecimento adequados, não adiantará nada cobrar dos funcionários mais eficiência.

Tempo

Um dos maiores aniquiladores da eficiência operacional é o desperdício de tempo. Esse recurso é cada vez mais precioso — sobretudo dentro do contexto organizacional, no qual é um verdadeiro sinônimo de dinheiro e de lucro.

Quando o tempo é devidamente otimizado, torna-se possível produzir muito com pouco — e em um espaço temporal menor —, de modo a incrementar a rentabilidade do negócio.

Contudo, quando ocorre o contrário, ou seja, as operações (tanto individuais quanto coletivas) são morosas e há excesso de concentração em atividades desnecessárias — ou, ainda, quando a estruturação de uma tarefa é ordenada de forma que se demora muito a executá-la —, desperdiça-se um tempo que poderia ser melhor aproveitado.

Gastos

Toda operação possui custos que podem ser dos mais diversos — desde a compra de matéria-prima para a confecção de algum produto até a aquisição de um sistema informatizado para ajudar na gestão financeira.

As despesas que envolvem as atividades empresariais, do começo ao fim, devem contar com um planejamento corretamente elaborado e uma implementação bem-feita. Caso contrário, o resultado será medido em gastos excessivos e a produção será encarecida, podendo haver escassez de recursos imprescindíveis no futuro.

Um exemplo: se não há eficiência operacional, uma indústria que comercializa sucos em caixinha pode comprar frutas e embalagens em demasia. O resultado é uma sobra de frutas, que podem estragar facilmente, e caixinhas que não vão ser utilizadas tão cedo, ficando ociosas e representando recursos que tinham a possibilidade de ser investidos em modernização de equipamentos ou na capacitação do pessoal.

Equipamentos

Independentemente do segmento de atuação do seu negócio, há sempre um mínimo de equipamentos, ferramentas, máquinas e tecnologias presentes.

E algo que, muitas vezes, prejudica a eficiência da empresa é o uso de maquinários e equipamentos antigos. Pense que não é necessário prover a firma com muitos aparatos tecnológicos. Para que sejam utilizados em sua capacidade total, eles carecem de atualização constante (muitas vezes ininterrupta).

Quando um determinado artefato se mostra obsoleto, ele terá baixa capacidade operativa, e causará ineficiências nos processos.

Mas não é apenas a atualização das ferramentas laborais que deve ser levado em consideração. Os materiais e equipamentos empregados têm a obrigação de propiciar uma excelência comprovada, deixando os colaboradores motivados e os clientes mais felizes e satisfeitos.

Tarefas e responsabilidades

É imprescindível que os gestores saibam planejar corretamente a organização do negócio e, assim, tecer uma redistribuição conveniente das tarefas a serem cumpridas pelo quadro de colaboradores.

Em contrapartida, nas ocasiões em que isso não acontece, os procedimentos ficam truncados, sem integração, perdem eficácia — e os funcionários se veem atados a uma única função. Tudo se torna mais difícil, lento e complicado, acarretando em resultados medíocres.

A má divisão das obrigações resulta em esforços empreendidos em atividades que não carecem de tanta atenção naquele momento, impedindo os responsáveis de se dedicarem a questões que, verdadeiramente, merecem foco e prioridade na organização.

Comunicação

Esse é um problema que, lamentavelmente, atinge um contingente razoável de empreendimentos. A má comunicação é oriunda de mecanismos, meios e sistemas mal utilizados, além da inaptidão e desorganização dos funcionários.

Nos momentos em que se torna imprescindível a comunicação entre os membros da equipe, as falhas podem fazer com que todo o conjunto de tarefas seja seriamente prejudicado, ocasionando confusão e desencontro de informações. Poucas coisas podem prejudicar tanto os resultados de uma organização!

O relacionamento com fornecedores é igualmente relevante e merece cuidados. No que diz respeito ao contexto externo, na comunicação com os clientes — atuais e futuros —, a imagem da companhia pode ficar gravemente manchada por uma comunicação ineficiente, pois um bom atendimento conta muitos pontos para incitar esse público a comprar com você novamente.

Como ganhar escala?

Para responder a essa pergunta tão importante, faz-se necessário, primeiro, abordar o conceito de escala — e economia de escala.

Economia de escala é aquela na qual a organização dos processos produtivos se mostram capazes de alcançar o máximo aproveitamento dos fatores produtivos abrangidos em seus processos, buscando, como meta, custos reduzidos de produção e o aumento progressivo da produção e/ou oferta de bens e serviços.

Conquistar mais escala ou, usando um termo mais coloquial, escala operacional, é obter uma quantidade de atividades enquadradas em um dado padrão de qualidade. A seguir, veja excelentes dicas para ganhar escala.

Terceirização

Essa é uma relevante estratégia para que as operações de uma empresa sejam eficientes de verdade, geralmente responsável pelo facility manger ou office manager.

A terceirização de serviços é implementada, majoritariamente, nas ditas atividades-meio. Esse tipo de prática é um modo de enxugar procedimentos, diminuir despesas e viabilizar esforços nas atividades-fim.

Serviços terceirizados também incluem trabalhos temporários. Esses serviços são requisitados na ausência dos colaboradores fixos ou quando há momentos de maior demanda.

Nesse processo, costuma-se efetuar, por exemplo, a terceirização de atendentes de recepção, serviços gerais, TI, entre muitos outros.

Quanto menos tópicos operacionais um gestor precisar lidar cotidianamente, mais simples será atingir o equilíbrio ideal entre recursos materiais, humanos e financeiros.

Quem vai coordenar as atividades de funcionários terceirizados são pessoas pertencentes à empresa que está terceirizando seus serviços, conjuntamente à empresa terceirizada.

Além de cuidar dos direitos dos terceirizados, esse grupo gestor misto é responsável por delimitar o Service Level Agreement (SLA), um documento no qual são especificados as expectativas e prazos estabelecidos a partir dessa contratação.

Você deve considerar também a possibilidade de outsourcing, que é a delegação de funções e atividades mais estratégicas e profundamente ligadas à missão da empresa. Dito de outro modo, outsourcing é uma terceirização das atividades-fim.

Tecnologia

Realizar investimentos em tecnologia é um dos pontos-chave para que a empresa seja portadora do maior nível de eficiência possível. É notório que algumas inovações tecnológicas têm se consolidado como excelentes aliadas das organizações, contribuindo com soluções para otimizar todos os aspectos dos negócios.

Os investimentos em tecnologias podem residir na modernização de equipamentos e na instalação e uso de softwares que concedem um melhor aproveitamento dos recursos humanos e materiais presentes.

Com um software adequado, é possível automatizar atividades que, em tempos passados, teriam de ser realizadas manualmente, diminuindo o uso do tempo e os custos associados.

Treniamento

Como mencionado, a existência de uma equipe de colaboradores devidamente capacitados é um elemento crucial para garantir operações mais eficientes e poderosas.

É possível conseguir isso por meio de incentivos para a qualificação dos funcionários, dando incentivos para que eles possam fazer cursos e atividades de formação propostas pela empresa. Assim, os colaboradores sentem-se motivados para melhorar o desempenho. Um profissional bem informado, com know-how ampliado e ciente das melhores práticas do setor é mais capacitado para contribuir na busca pela eficiência da empresa.

Planejamento, objetivos e metas

Planejamento é essencial para qualquer negócio. Sem ele, as operações ficam desordenadas, as informações desorganizadas e há desperdício de tempo e de recursos.

É por meio do planejamento que se define o que é preciso fazer (como, quando, onde e por quê). É o momento em que se decide em quais elementos todos devem centralizar as energias e quais mudanças são necessárias para o aprimoramento dos processos e a obtenção de bons resultados — em todas as fases produtivas da organização.

Controle de Finanças

É praticamente impossível pensar em eficiência operacional sem considerar também o controle das finanças. Vale ressaltar que a eficiência não está relacionada somente à redução de custos, mas isso não significa que ele não é um aspecto da maior importância.

É necessário efetuar um controle rigoroso e detalhado de todos os gastos realizados, procurando, então, alternativas para diminuir as despesas, de modo a evitar desperdícios e excessos. Isso viabiliza e aplicação de recursos destinados a novas oportunidades de negócios.

Nesse caso, é interessante investir em tecnologias e serviços terceirizados, que podem, de início, aparentar ser um gasto extra, mas, a médio e longo prazos fazem uma enorme diferença nas finanças corporativas.

A eficiência operacional deve estar inserida entre os princípios que fazem parte da organização. Somente com operações mais eficientes — e qualitativamente satisfatórias — é que a sua empresa atingirá plenamente os objetivos e alcançará resultados superiores. Tudo depende da união de esforços entre gestores e colaboradores em prol da criação de um padrão de excelência e da busca incessante por clientes fiéis.

 

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