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6 passos para digitalizar a empresa

Empresários e gestores já reconhecem que o gerenciamento da informação é fundamental para a eficiência de qualquer operação. Por isso, é preciso investir em processos estruturados e em digitalização.

Porém, esse gerenciamento ainda é um grande desafio, considerando a imensa quantidade de dados gerados diariamente. Afinal, não é fácil guardar e ordenar todas essas informações.

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Além disso, os arquivos impressos também causam outros problemas, como a dificuldade de acesso, o risco de extravio e a necessidade de espaços físicos especialmente preparados. Todas essas questões restringem a multiplicação do conhecimento entre profissionais e equipes.

Por isso, a gestão de documentos por meio do armazenamento digital deve fazer parte do planejamento estratégico de pequenas, médias e grandes empresas, com o objetivo de alavancar a produtividade corporativa e reduzir despesas.

As vantagens de digitalizar a empresa

Existem diversas vantagens na digitalização de documentos. Dentre as principais, podemos citar:

  • Segurança da informação;
  • Centralização e integração de dados e históricos;
  • Facilidade de acesso e de distribuição de arquivos;
  • Pesquisas rápidas e feitas a distância;
  • Consultas simultâneas aos registros;
  • Compartilhamento de informações com gestores e colaboradores;
  • Agilidade para atividades que demandam consultas a vários documentos;
  • Contenção de fraudes e desvios;
  • Fortalecimento das práticas de governança e compliance;
  • Preservação do meio ambiente.

Além disso, é importante lembrar da redução de gastos com material de escritório, cópias, manutenção de espaços físicos controlados, guarda e manuseio de impressos.

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Paralelamente, muitas atividades manuais são eliminadas e, dessa maneira, o capital humano é mais bem aproveitado. Os times podem ser redirecionados a tarefas mais relevantes, como análises de mercado e prospecção de novos clientes.

Outros pontos também devem ser observados, como o próprio processo de tomada de decisão, que se torna mais eficiente, já que toda a informação passa a estar disponível instantaneamente.

Mais uma vantagem da digitalização é a possibilidade de recuperar o documento em caso de desastres — como alagamentos ou incêndios. Com os backups automáticos, é mais fácil assegurar a manutenção de todos os arquivos, inclusive daqueles que, por lei, devem ser guardados por longos períodos.

As etapas da digitalização de documentos

Em linhas gerais, a digitalização é realizada em 6 etapas distintas. Conheça cada uma delas agora:

1. Definição dos documentos

A primeira fase é a definição dos documentos a serem digitalizados. Nesse caso, os gestores precisam mapear suas rotinas de trabalho e identificar quais arquivos podem ser utilizados no formato digital, trazendo benefícios para as equipes e para a empresa.

Contratos, propostas comerciais, relatórios, estatísticas, plano de metas e KPIs (Key Performance Indicators), devem ser elencados, assim como comprovantes de despesas, demonstrativos de reembolsos, orçamentos e cotações. É fundamental considerar também as obrigações legais — sejam trabalhistas, previdenciárias, fiscais ou tributárias.

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2. Preparação e restauração

Na próxima etapa, todos os documentos passam por um processo de restauração e preparação, que contempla higienização, retirada de grampos, clips ou outro item que prejudique a passagem pelo scanner.

Nesse momento, os arquivos também são separados em categorias, que podem envolver projetos, centros de custo ou setores, por exemplo.

3. Digitalização e captura de imagens

Já no scanner, os documentos são digitalizados e convertidos em diferentes formatos, como TIFF, PDF ou JPG.

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4. Controle de qualidade

É fundamental manter o controle de qualidade. Nessa etapa, cada arquivo é analisado considerando, principalmente, a legibilidade dos dados e a resolução das imagens. Também são feitos ajustes no contraste e na nitidez. Se preciso, o documento deve ser digitalizado novamente, até que atinja o padrão esperado.

5. Indexação

Então, o documento digitalizado é indexado de acordo com as especificações da política de organização instituída pela empresa.

6. Disponibilização

Por fim, os arquivos eletrônicos são salvos e disponibilizados aos usuários para leitura, manutenção ou impressão — conforme os níveis de permissão.

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A política de organização

A política de organização é indispensável para simplificar a localização dos arquivos digitais. Por isso, todos os colaboradores devem ser treinados para que sejam capazes de encontrar todas as informações e, claro, armazenar corretamente os dados utilizados.

Um manual básico precisa ser elaborado e distribuído para gestores e equipes, com orientações claras e objetivas sobre a lógica de ordenação de cada tipo de documento.

Essa lógica deve considerar locais, pastas, classificações, sigilosidade, datas, versões, revisões e perfis de usuários. Também é indispensável prever backups frequentes de todo o acervo, para evitar perdas ou, até mesmo, documentos corrompidos.

Vale lembrar também que a recomendação é utilizar a nuvem, reduzindo, assim, a necessidade de investimentos em servidores, sistemas de segurança, mídias ou equipamentos adicionais.

Além disso, é preciso desenvolver uma tabela de temporalidade — que serve para formalizar os prazos de armazenamento de cada documento e sua destinação após esse período. Assim, é necessário atentar para as regras do descarte seguro, de modo a evitar que alguns dados sejam utilizados de forma imprópria, gerando ameaças para o negócio.

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Gerenciamento eletrônico de documentos

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é um conjunto de tecnologias destinadas aos processos de captura ou conversão de documentos físicos, gerenciamento de fluxos de informação, armazenagem e recuperação, garantindo mais agilidade e produtividade para a empresa.

Em outras palavras, o GED simplifica a gestão de documentos em formato digital. Esses documentos não são apenas papéis, incluem também microfilmes, fotos, vídeos, áudios, planilhas eletrônicas e arquivos de texto.

Um sistema de GED é a melhor maneira de controlar, registrar e rastrear todos os acessos. Ao digitalizar a empresa, é possível garantir a proteção dos arquivos contra invasões. Nesse caso, os documentos são salvos e criptografados, evitando o uso indevido de dados importantes.

Por meio deste tipo de sistema, é muito mais fácil localizar documentos, administrar o tráfego de informações e criar regras de indexação. Assim, vários indicadores de desempenho podem ser melhoradores, inclusive os índices de satisfação dos colaboradores. Afinal, processos coordenados e eficientes sempre contribuem para o aumento das taxas de motivação e de engajamento das equipes.

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A gestão eletrônica de documentos é uma forma de aumentar a agilidade e facilitar o dia a dia de todos. Por isso, digitalizar a empresa é uma excelente opção para quem busca mais produtividade, competitividade, excelência e, claro, resultados expressivos.

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