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Como otimizar o seu budget de eventos corporativos?

Os eventos corporativos são parte do cotidiano de muitas empresas. Em um contexto em que é cada vez mais importante investir em diferenciais e fortalecer o engajamento do público com o negócio, eles se tornam ainda mais relevantes. Entretanto, para ser capaz de organizar ocasiões realmente memoráveis e bem-sucedidas, é fundamental saber como otimizar o budget de eventos corporativos.

O budget — em português, orçamento — deve ser o guia a partir do qual tudo é decidido, desde os pontos mais imprescindíveis a cada detalhe do evento.

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Afinal, ele já é pensado dentro de uma estratégia maior da empresa e, se ficar acima do previsto, pode prejudicar outros eventos e demandas. Caso isso aconteça, os resultados da organização são impactados negativamente.

Portanto, para que um evento seja verdadeiramente bem-sucedido, otimizar o budget é fundamental. Quer saber como fazer isso? Continue a leitura e conheça as nossas táticas!

Levante os custos fixos

Cada evento tem uma estrutura e um formato próprios, mas há alguns elementos utilizados de maneira regular e que, por isso, podem ser considerados custos fixos dos seus eventos corporativos. Inclua aqui os salários dos integrantes da equipe e os programas utilizados em cada evento para a gestão, por exemplo.

Para que as demais ações relacionadas ao evento sejam possíveis — aquisição de materiais, contratação de fornecedores, aluguel do espaço do evento etc. —, o budget precisa ser obrigatoriamente maior que os gastos fixos.

Faça um estudo de mercado

Um estudo de mercado vai ajudar você a tomar as melhores decisões dentro do seu budget, para que seja possível otimizá-lo. Aquele lugar que a empresa sempre aluga para eventos é realmente a melhor opção? Pode haver um espaço novo, bem localizado e disposto a negociar preços mais flexíveis, por exemplo.

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Não se contente com a primeira opção que aparecer, seja de artista para o entretenimento, seja de buffet. Pesquise, compare orçamentos, analise os benefícios e diferenciais de cada um e veja qual apresenta o melhor custo-benefício, se encaixa melhor no budget e está mais alinhado com a proposta do evento.

Para ter um direcionamento mais preciso durante essas pesquisas de mercado, leve em consideração também o que os concorrentes da empresa estão fazendo nos eventos corporativos deles.

Essa é uma estratégia inteligente para descobrir novas formas de atrair o seu público — veja em que pontos a concorrência está acertando e pense em quais deles fazem sentido para a sua própria organização.

Conte com a ajuda de especialistas na área

Contratar ajuda especializada em eventos corporativos é o tipo de investimento que traz um ótimo custo-benefício. Com o trabalho de profissionais que entendem como ninguém do assunto, é possível otimizar o budget de uma forma que você sozinho não conseguiria fazer.

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Uma equipe especializada vai conseguir identificar toda e qualquer oportunidade de economia sem que a qualidade do evento sofra com isso, além de proporcionar mais organização e agilidade a todo o processo de planejamento da ocasião.

Além disso, a empresa vai fazer todo o planejamento de acordo com o budget e com a realidade do seu negócio, sem recorrer a modelos prontos ou padronizados. Isso também contribui ativamente para o sucesso do grande dia.

Monte um calendário de eventos

Cada evento corporativo organizado pela empresa não existe em um vácuo, e sim dentro de uma estratégia bem elaborada e planejada, que passa desde as metas da organização até o departamento de marketing, compras, chegando à gestão de eventos — passando, é claro, por diversas outras etapas.

Isso faz com que um evento impacte diretamente o outro. A palestra foi um sucesso? Então, há grandes chances de os participantes se interessarem também pela oficina promovida por aquele palestrante ou sobre o mesmo tema.

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Em termos de budget, a conexão é clara: se um evento gasta além da conta, o próximo é prejudicado. E, pensando no papel de cada um deles para os resultados desejados pela empresa, dá para perceber que isso não é nem um pouco desejável, não é mesmo?

Um calendário de eventos ajuda a organizar melhor as demandas de cada um deles e a refletir sobre como uma ocasião impacta a outra. De posse de um calendário de eventos bem estruturado, você pode elaborar melhores estratégias de divulgação, por exemplo, e otimizar a contratação de fornecedores.

Feche acordos com fornecedores frequentes

E por falar em fornecedores, eles não poderiam ficar de fora, pois são uma parte fundamental do sucesso — e do budget! — de qualquer evento corporativo.

Afinal, essas ocasiões envolvem equipamentos, itens específicos, decoração, mesas, cadeiras, alimentação, materiais de divulgação etc. que precisam estar no lugar certo, na hora certa e na quantidade certa. Ou seja, confiar nos fornecedores é muito importante.

Baseando-se no calendário de eventos que você organizou de acordo com o tópico anterior, é possível analisar também quais fornecedores vão ser necessários para diferentes eventos em datas próximas e quais são as demandas mais recorrentes.

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Percebeu que há vários utilizados com frequência para os seus eventos? São empresas realmente parceiras, com as quais você pode contar? Se você respondeu que sim, não perca mais tempo: proponha agora mesmo fechar uma parceria com eles para os próximos eventos.

Essa parceria pode render uma ótima forma de otimizar o saldo do budget! De acordo com o volume de itens e equipamentos fornecidos por cada empresa, negocie tarifas mais interessantes para você por determinado período (mensal ou anual, por exemplo). Em troca do preço mais acessível, você garante a fidelidade.

Prepare-se para imprevistos

É melhor gastar um pouco além do mínimo necessário para dar conta de um imprevisto do que apenas deixá-lo para lá e manter-se dentro do orçamento previamente definido.

Afinal, esse obstáculo pode tornar-se um problema grave não apenas para a lucratividade da empresa, mas também para sua reputação.

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É importante que o planejamento da ocasião já inclua o que fazer se for necessário acionar o “plano B” de última hora, pois nem sempre vai dar tempo de reverter (o que pode vir a ser) uma crise. Ao lidar com o problema, você evita que todo o resto do budget seja desperdiçado.

Viu só? Otimizar o budget de eventos corporativos é possível se você tiver organização e planejamento. Como destacamos, não deixe de contar com ajuda especializada para que o evento seja um sucesso sem precisar estourar o orçamento.

Lembrando que você precisa contratar uma empresa que lhe ajude com os serviços de limpeza e copa para seus eventos.

Entre em contato com a eQ! e faça o seu orçamento agora!

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