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Gestão de despesas: como superar os maiores desafios?

A matemática para o sucesso de uma empresa parece bem simples, basta controlar os gastos e acertar na precificação para ter uma margem de lucro segura, certo? Na prática, no entanto, sabemos que a conta não é tão simples assim. O exercício diário da própria gestão de despesas, por exemplo, pode ser bastante complicado — especialmente para quem não tem formação em finanças.

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Para ajudá-lo a superar esse desafio sem dores de cabeça, listamos aqui as melhores estratégias para você realmente conhecer os gastos da sua empresa, saber controlá-los e, principalmente, descobrir como transformar essa gestão em um diferencial competitivo para o negócio. Confira!

Entender suas despesas

Antes de mais nada, é crucial entender que toda ação gerencial parte de um profundo conhecimento sobre a própria empresa. Isso implica na análise de contratos e de índices que formarão a base necessária para os gestores tomarem decisões sólidas, levando em conta dados concretos.

O primeiro passo para fazer uma gestão de despesas eficiente consiste, portanto, em passar um pente fino nas contas da empresa, listando todos os gastos do negócio. E essa fase se torna ainda mais efetiva quando se tem uma base de dados com boa historicidade — considerando períodos relativamente longos, de um trimestre a um ano. Dessa forma, é possível identificar a flutuação de gastos e despesas de acordo com as etapas do ano.

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É importante que esse diagnóstico leve em conta as características específicas de cada custo, sendo que a primeira etapa da diferenciação é definir o que são gastos fixos e gastos variáveis.

Os fixos dizem respeito a cobranças recorrentes e estáveis, como o aluguel de imóveis ou equipamentos, o pagamento de serviços de uma terceirizada ou mesmo a quitação da folha dos funcionários. Gastos variáveis, por sua vez, são aqueles que flutuam de acordo com a produção da empresa. Contas de luz e água podem entrar nessa categoria, assim como gastos com compra de matérias-primas e insumos, comissões por vendas e até horas extras do time.

Rever contratos

Agora que sua empresa sabe o quanto realmente gasta nos diversos períodos do ano, fica muito mais fácil identificar despesas que estão acima de suas possibilidades. A essa altura, uma boa pedida é analisar os contratos com prestadores de serviços e fornecedores da empresa, buscando renegociações.

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É evidente que esse trabalho pode ser longo e burocrático, especialmente nesse primeiro momento, quando vários contratos são revistos de uma única vez. Mas acredite: o resultado dessa ação pode aliviar bastante o caixa da empresa, abrindo caminho e capital para novos investimentos e crescimento.

Pesquise no mercado o preço médio dos fornecedores, compare com os do seu contrato atual e negocie melhores condições com base nesses dados. Só não se esqueça que preço nem sempre é tudo. Leve em conta a qualidade do serviço prestado e até o grau de integração com o fornecedor. Afinal, pode ser mais estratégico pagar um pouco mais para um fornecedor que tem muito a oferecer.

Lembre-se também de rever contratos que a princípio podem ser considerados como secundários, mas que causam grande impacto no seu orçamento mensal, como os serviços de telecomunicações (internet e telefonia) e até mesmo o aluguel do imóvel corporativo.

Por fim, só falta entender que esse procedimento de análise e revisão de contratos deve se tornar rotina na empresa. Dessa forma, é possível evitar justamente que todo o processo seja feito de forma massiva, o que pode gerar muita lentidão e até imprecisão nas negociações.

Padronizar processos

Nesse momento, você já conferiu as principais fontes de despesas externas, especialmente aquelas ligadas ao pagamento de fornecedores. No entanto, sua empresa também precisa rever as despesas internas, aquelas sob sua responsabilidade direta. Basicamente, isso significa rever e padronizar processos.

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O exemplo mais evidente que podemos citar aqui vem das indústrias e manufaturas. Por lá, toda a cadeia de produção é analisada por meio de índices de performance para, a partir daí, identificar pontos mais custosos para a empresa. Vale ressaltar que usar métricas para checar custos internos é importante em todas as áreas. Para você ter uma ideia, existem índices para monitorar custos por venda, por ação de marketing e até mesmo por funcionário, levando em conta sua produtividade.

O fundamental é que o negócio consiga escolher índices-chave condizentes com sua realidade e suas demandas, que possam ser monitorados de forma rotineira. A ideia é usar a análise dos processos para reformulá-los sempre que necessário, seja para aumentar a capacidade produtiva ou para estancar gastos que estão fora de controle.

Contar com parcerias

Uma fábrica de bolos não tem gastos apenas com ingredientes e funcionários. Na verdade, ela precisa lidar com vários processos administrativos que não têm ligação direta com seu core business, mas que nem por isso deixam de ser essenciais para o funcionamento da empresa. Estamos falando, por exemplo, da contratação de equipes de limpeza e segurança, bem como do apoio fiscal com que o empreendimento precisa contar.

A verdade é que internalizar todos esses processos pode ser proibitivo, em especial para pequenas e médias empresas. A solução, portanto, pode estar em buscar um serviço terceirizado.

Por mais que isso possa parecer um contrassenso, já que estamos falando da aquisição de mais uma despesa, o fato é que o serviço terceirizado tem um custo previsível. Isso porque, em geral, tais contratos são feitos mediante pagamentos recorrentes e regulares. Sem contar que a empresa ainda conta com especialistas em determinada área, conhecimento que pode ser utilizado justamente para reduzir despesas.

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No caso dos serviços B2B, são diversas as possibilidades de terceirização, indo do apoio logístico ao suporte legal, passando por serviços de contabilidade, zeladoria e segurança. Para darmos um bom exemplo, podemos focar nas empresas especialistas em gestão de viagens corporativas.

Normalmente, os negócios deixam o setor de RH responsável por cuidar dos deslocamentos a trabalho, o que não só sobrecarrega os profissionais do departamento como ainda dificulta o controle correto de gastos. Ao fechar uma parceria, por outro lado, é a contratada quem fica responsável por orçar diferentes serviços, além de ainda poder ajudar a empresa e consolidar uma política de viagens.

O resultado é visto em forma de investimento que traz economia. Além de ter certeza que a empresa está usando fornecedores qualificados e a um preço justo, ainda é possível estabelecer e padronizar um processo interno com o devido apoio técnico, o que forma a base para uma economia real.

Viu como apostar em parcerias pode ajudar a gestão de despesas da sua empresa? Então que tal procurar saber mais sobre o assunto, lendo sobre serviços que sua empresa deve contratar para reduzir custos?

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